¿Qué es la factura electrónica y por qué la necesitamos?

Estamos en un momento en el que la tecnología ha evolucionado para hacer nuestro día a día más sencillo. Nuestras responsabilidades tributarias no son la excepción, los entes de control buscan herramientas que nos ayuden a llevar la contabilidad de nuestra empresa de una manera sencilla y controlada con la factura electrónica. 💻

Adicionalmente, la función principal de la factura electrónica en Colombia es evitar la evasión de impuestos por parte de los contribuyentes. Al registrar la información en un canal digital, se tiene mayor control y asimismo es posible reducir la evasión tributaria.

Sabemos que la factura electrónica es un tema relevante por estos días, por eso a lo largo de este artículo hablaremos sobre qué es, su importancia, sus beneficios y algunos detalles que debes tener en cuenta si tienes una empresa. ¡Empecemos! 👇🏼

¿Qué es la factura electrónica?  🧾

De acuerdo con la DIAN, “es la evolución de la factura tradicional de papel, pero ahora electrónica. Legalmente tiene la misma validez, pero es mucho mejor porque se expide por medio de un software”. Igual que la factura tradicional, la factura electrónica es un documento digital que soporta las transacciones de bienes y/o servicios, ya sea de una persona o de una empresa. Y se pueden gestionar a través de un proveedor tecnológico autorizado.

Es el documento que le entregas a tus clientes cuando adquieren un bien y/o servicio de tu empresa,  ahora podrás enviarla por medio de canales digitales como lo son: el correo electrónico, una aplicación móvil o un software.

👉 Importante: recuerda que el envío de la factura electrónica a la DIAN, debe ser a través de un proveedor tecnológico como Aliaddo.

¿Qué debe llevar  la factura electrónica?

Las facturas son importantes porque representan una transacción de valor que establece una relación entre el cliente y el vendedor del servicio y/o producto. Es de valor para el cliente tener una garantía, en caso de ser necesario y para el vendedor  porque soporta la venta y su cuenta por cobrar al comprador.

Para que la factura cumpla su objetivo, debe contar con toda la información de la operación como datos de contacto de los involucrados y los valores de la transacción. A continuación, te contamos qué información debe tener sí o sí la factura electrónica según la Resolución 42 del 05 de mayo de 2020 y al artículo 617 del Estatuto Tributario.

• Estar nombrada como factura electrónica.

• Apellidos y nombres o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

• Incluir numeración consecutiva de las facturas electrónicas, acorde a la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.

• Fecha y hora de generación.

• Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la DIAN.

• Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Deben tener un código que permita la identificación y relación de los mismos.

• Valor total de la operación.

• Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica.

• Forma de pago, según sea de contado o crédito.

• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

• Discriminación del IVA e Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas y la tarifa correspondiente.

• Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente.

• Incluir firma digital.

• Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).

• Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).

• Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico.

¿Qué hacer si cometo un error en la factura electrónica? 🧮

Es necesario que sepas que las notas crédito y débito son los documentos digitales que te permitirán hacer cambios o correcciones en las facturas electrónicas que hayan sido generadas. En caso de que cometas algún error en las facturas electrónicas, tienes esta opción para corregir los errores y transmitirlos a la DIAN para su validación.

La nota débito se utiliza para corregir el valor o el saldo de la factura, puede ser por un error de digitación, por intereses generados o por otras circunstancias que incrementen el saldo de la cuenta de un cliente.

👉 Por ejemplo: un televisor que se facturó por valor de $1.000.000, y su valor real era $1.500.000. Entonces deberás elaborar una nota debito a esa factura electrónica por valor de $500.000.

La nota crédito, se utiliza para corregir errores que tengan como objetivo reducir el valor de la factura. Se genera cuando la facturación disminuye.

👉 Por ejemplo: en caso de que el cliente regrese el televisor que compró, deberás elaborar una nota crédito por el valor total de la factura electrónica generada.

Sin embargo, si quieres saber más sobre la nota de crédito, te invitamos a leer nuestro blog La nota crédito ¿Qué es y cómo generarla?  para conocer más al respecto.

📌 Esto es lo que necesitas para generar una factura electrónica:

• Habilitarte en la página de la DIAN como facturador electrónico.

• Necesitas un software que cumpla con las especificaciones técnicas requeridas por la DIAN. Puede ser uno propio de tu empresa o puedes contratar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN como Aliaddo.

• Un certificado de firma digital, costo que te puedes evitar contratando a un proveedor tecnológico. Con Aliaddo este servicio está incluido.

¿Quiénes deben implementar la factura electrónica? 👨🏼‍💻👩🏻‍💻

Según lo establecido en la Resolución 42 del 05 de mayo de 2020 algunos de los responsables de expedir factura electrónica son:

1. Responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).

2. Responsables del impuesto al consumo.

3. Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, presten servicios relacionados con estas profesiones o enajenen bienes producto de una actividad agrícola o ganadera. Esto independientemente de la calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente

4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

6. Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado, a través del régimen simple de tributación SIMPLE.

Sin embargo, al día de hoy, de acuerdo a la DIAN, quiénes cumplan con las siguientes condiciones también están obligados a implementar la factura electrónica:

• Personas jurídicas que comercialicen bienes y/o servicios.

• Personas naturales que vendan bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.

• Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.

• Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT.

• Tipógrafos y litógrafos que no tengan responsabilidad sobre el impuesto sobre las ventas.

• Instituciones educativas.

• Empresas de seguros.

• Las notarías.

En conclusión, si cumples con alguna de las condiciones mencionadas anteriormente o tienes ingresos iguales o/y superiores a $133.014.000, es necesario que implementes la factura electrónica.

¿Qué pasa si no hago uso de la factura electrónica? ❌

📌Importante: si tu empresa cumple con las condiciones mencionadas anteriormente y estás obligado a facturar electrónicamente, debes tener cuidado porque si no lo haces puedes acarrear algunas sanciones impuestas por la DIAN.

Las sanciones están establecidas en el Estatuto Tributario, en el que define a la DIAN como la entidad a cargo de imponer las sanciones necesarias cuando los contribuyentes incumplan con sus obligaciones.

• Sanción económica: de acuerdo al artículo 652 del ETsi  estás obligado a expedir facturas electrónicas, pero si incumples con los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario, puedes acarrear una multa equivalente al 1% de las operaciones que registres y no cuenten con los requisitos legales.

📌Para tener en cuenta: si quieres estar al tanto de los requisitos legales que debe cumplir tu factura electrónica, puedes darle un vistazo al artículo 617 del Estatuto Tributario.

• Sanción por enviar la información con errores: puedes tener problemas con la DIAN si tus facturas contienen errores u omiten información importante. Además, también se pueden presentar inconvenientes si emites tu factura electrónica fuera de los tiempos establecidos. La multa que se emita no puede superar los 15.000 UVT y considera los siguientes aspectos:

✅ Si presentas la factura electrónica por fuera de los plazos establecidos la sanción será del 3% sobre la suma de la factura.

✅ Si entregas datos con información incorrecta la multa será del 4% de la suma de la factura.

📌Para recordar: puedes hacer las correcciones al envío de la información antes de que se cumpla el vencimiento del plazo para no generar ninguna de estas sanciones.

• Cierre del establecimiento: de acuerdo al artículo 684-2 del Estatuto Tributario: “La no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos por la Dirección General de Impuestos Nacionales o su violación dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento”.

En resumen, si estás obligado a generar factura electrónica y no lo haces en el tiempo establecido por la entidad regulatoria, la DIAN está en disposición de cerrar tu establecimiento.

¿Por qué es importante la factura electrónica? 📌

La factura electrónica es importante porque permite a los empresarios comprobar la evolución de su negocio. Al contar con este mecanismo automatizado, podrás consultar en cualquier momento tus ingresos, un aspecto clave a la hora de declarar impuestos, ya que a través de las facturas, la DIAN puede utilizar la información recibida  para los impuestos correspondientes.

Por otra parte, son una manera más sencilla de manejar las facturas de tu negocio. Podrás olvidar el papel y el lápiz, en vez de eso hacer uso de la tecnología para conservar todas tus facturas, enviárselas a tus clientes y llevar una mejor organización. Por eso a continuación te contamos todos los beneficios de hacer uso de la factura electrónica:

• Ahorrar costos: hacer uso de la factura electrónica te ayudará a ahorrar hasta un 80% de los gastos que tienes al usar facturas de papel porque se tienen en cuenta gastos de impresión, almacenamiento y entrega de facturas en papel.

• Ahorro de tiempo: al contar con un software que te ayude a generar y transmitir las facturas electrónicas, ahorras tiempo en procesos administrativos como lo son: recepción, gestión documental y contabilidad.

• Pagos más rápidos: cuando las facturas llegan en papel, las empresas deben esperar a que lleguen a su destinatario. Las facturas electrónicas se generan inmediatamente y el cliente puede pagar más rápido.

• Mejor seguimiento de las facturas: podrás rastrear la recepción, el rechazo o la aceptación de cada factura que envíes, lo que te ayudará a mantenerte alerta en tiempo real.

• Mejor almacenamiento: tus facturas electrónicas siempre estarán disponibles en línea para consultarlas.

• Reducción de errores: con la automatización del proceso de facturación y la eliminación de la intervención manual, se reducen al máximo los errores de entrada.

• Factura certificada: al ser validada por la DIAN, los clientes y los facturadores podrán estar seguros de que su factura cumple con los requisitos necesarios para efectos fiscales.

• Mejores relaciones comerciales: esto ayudará a mejorar el comercio exterior con países que ya han implementado la factura electrónica.

• Contribuye al medio ambiente: el ahorro de papel, electricidad y combustible conlleva a reducir la huella de carbono que perjudica al medio ambiente.

¿Cómo implementar la factura electrónica? 🔎

De acuerdo a lo establecido en la Resolución 42 del 05 de mayo de 2020, tienes dos opciones para implementar la factura electrónica en tu empresa.

• Puedes generar un software propio que cumpla con las especificaciones de la DIAN.

• Puedes contratar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN como Aliaddo.

Nuestro software de factura electrónica es tan completo, como fácil de usar. Además, cuenta con la autorización por parte de la DIAN, así que todas tus facturas electrónicas cumplirán con los requisitos técnicos y legales. Por eso queremos contarte los beneficios de usar nuestro software:

• Optimiza tiempos de trabajo y simplifica los procesos de emisión y entrega de tus facturas.

• Envía por correo electrónico tus facturas electrónicas en los formatos establecidos por la DIAN y verifica si aceptaron o rechazaron tus documentos.

• Puedes obtener información actualizada, precisa y en tiempo real sobre tus ventas y tu cartera.

• Tendrás el control de tus facturas todo el tiempo,  puedes consultar si fueron recibidas por la DIAN y por el cliente.

• Si tienes problemas con tus facturas electrónicas, tenemos una mesa de ayuda para resolver rápidamente tus inquietudes.

Si te gustó aprender sobre factura electrónica, te invitamos a visitar nuestra página web: aliaddo.com para conocer todo nuestro contenido.