Todo lo que debes saber sobre la facturación POS
¿Qué es la facturación POS?
La factura es el documento que las personas naturales o jurídicas que comercializan bienes o servicios deben entregar a los compradores como soporte de estas transacciones. Además, también son necesarias para evitar la evasión de impuestos por parte de los contribuyentes. En Colombia, las empresas están obligadas a entregar factura de venta a sus clientes. De acuerdo con la DIAN, pueden ser de dos formas: factura electrónica o facturación POS.
Si quieres conocer más sobre la facturación POS, continúa leyendo. Te contaremos qué es, de qué se trata y quiénes deben implementarla. ¡Empecemos!
¿Qué es la facturación POS?
Lo primero que debemos saber es qué significa POS. Proviene de la abreviatura en inglés “Point of Sale” que se traduce como “Punto de Venta”. En Colombia, desde el 2020, es obligatorio emitir la factura electrónica, pero en algunos casos es posible que los contribuyentes emitan la facturación POS.
La facturación POS consiste en emitir un tiquete equivalente a la factura electrónica por medio de una “máquina registradora de hardware y software que interactúa, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta”, según la DIAN.
La facturación POS funciona a través de un sistema de facturación que debe ubicarse en cada punto de venta de una empresa o negocio, que a su vez debe estar conectado a un sistema central para poder llevar a cabo el control de los tiquetes que emite. Igual que la factura electrónica, este documento debe ser generado por un software especializado y admitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Los tiquetes emitidos por el sistema de facturación POS son generados por un software que se instala en los dispositivos de cada punto de venta. Con él, es posible llevar el control de los inventarios, reportar ventas, entre otras funciones administrativas.
Esta modalidad POS es utilizada principalmente por almacenes de cadena que deben realizar una gran cantidad de transacciones en el día: restaurantes, cinemas o supermercados. Sin embargo, también es empleada por pequeñas y medianas empresas.
¿Cuál es la diferencia entre la factura electrónica y la facturación POS?
La facturación POS no es reportada en tiempo real a la DIAN. En cambio, la factura electrónica le permite a la DIAN tener en tiempo real las actualizaciones de las transacciones ejecutadas por las empresas.
Los tiquetes POS no otorgan derecho a impuestos descontables en IVA, ni a costos y deducciones en renta para los compradores. Sin embargo, tienen el derecho de solicitar la factura electrónica.
Requisitos de la facturación POS
De acuerdo con el artículo 13 de la resolución 000042 del 2020, para que la facturación POS sea validada, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Estar denominado expresamente como sistema POS.
- Debe contener apellidos y nombre o razón social, Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
- Debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial de la DIAN.
- Fecha y hora de expedición.
- Cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
- El valor total de la transacción.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante del software y el nombre del software.
- Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, según corresponda.
¿Quién puede utilizar la facturación POS?
En el artículo 10 de la resolución 000042 del 2020, se señala lo siguiente:
“Sujetos que podrán expedir documentos equivalentes a la factura de venta: Los sujetos obligados a facturar, sin perjuicio de la obligación de expedir factura electrónica de venta, podrán expedir los documentos equivalentes, conforme lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 13 de esta resolución, no obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los contemplados en el artículo 13 de esta resolución, deberán expedir factura electrónica de venta”.
En conclusión, todas las personas que tengan la obligación de generar factura electrónica y quieran utilizar el sistema de facturación POS, pueden hacerlo. La única condición es que deben estar autorizados por la DIAN.
Características de la facturación POS
En el artículo 36 de la resolución 000042 del 2020, se establecen las características y condiciones obligatorias que deben tener los sistemas de facturación POS para funcionar correctamente:
- El hardware y software tienen que permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, como lo son la emisión de tiquetes, comprobantes, notas crédito, notas débito y programación de departamentos.
- Identificar los bienes o servicios con el departamento al cual corresponda y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada elemento.
- La forma de agrupación de bienes o servicios debe identificarse en el servidor de cada punto de venta.
- Los productos que estén exhibidos ante el público tienen que estar identificados con un código de barras u otro tipo de identificación interna.
- Llevar un inventario de todas las máquinas registradoras y los dispositivos empleados para expedir la facturación POS. Cada uno debe tener un serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede u oficina donde se llevan a cabo las transacciones.
- Elaborar un archivo electrónico al final del día como comprobante diario de las transacciones realizadas por cada dispositivo utilizado para expedir la facturación POS. Este documento debe formar parte integral de la contabilidad de la empresa y debe exhibirse en la Unidad Administrativa Especial de la DIAN.
- El comprobante diario se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.
Beneficios de utilizar el sistema de facturación POS
Un sistema de facturación POS, además de ser una modalidad permitida por la DIAN para emitir facturas a los clientes, es una herramienta útil para que las empresas mejoren su administración y le brinden un servicio al cliente más ágil a la hora de realizar sus compras.
A continuación, te compartimos los beneficios de implementar un sistema de facturación POS en tu negocio:
- Reduces los errores de facturación: las herramientas tecnológicas nos ayudan a recopilar mejor la información y reducir el margen de error. Los software están configurados para que sea más fácil realizar una transacción. Basta con buscar el producto, seleccionarlo y listo.
- Ahorras tiempo: esto aplica para los vendedores y para los clientes. Un sistema de facturación POS, permite a las empresas simplificar las transacciones, de esta forma, se generan las facturas en el menor tiempo posible y los clientes estarán satisfechos con la experiencia de compra.
- Simplifica la contabilidad: la parte contable de la empresa se verá beneficiada con un sistema de facturación POS, ya que el software consolida las transacciones del día y las procesa al momento del cierre en el sistema contable de tu organización, permitiendo llevar un control minucioso de las ventas.
- Reportes en tiempo real: uno de los grandes beneficios es que puedes conseguir reportes en tiempo real sobre el flujo de dinero de tu negocio. Adicionalmente, puedes revisar el número de ventas por caja, vendedor o sucursal y determinar el periodo de tiempo que quieres analizar y generar un reporte en tiempo récord.
- Control de inventarios: un sistema POS también ayuda a verificar en tiempo real la cantidad de productos disponibles desde un solo dispositivo. De esta manera, será más práctico llevar el control del inventario.
¿Quieres un sistema de facturación POS?
En Aliaddo te podemos ayudar a implementar un sistema de facturación POS para tu negocio. El resultado es que atenderás más rápido a tus clientes, mejorando su experiencia de compra y facilitando la administración. A continuación, te contamos qué funciones puedes implementar con el sistema POS de Aliaddo:
- Personalización de pagos: podrás configurar múltiples medios de pago para tu negocio. Le ofrecerás más posibilidades a tu cliente.
- Visualización de tu inventario: nunca más volverás a perder una venta, ya que podrás visualizar la existencia de tus productos en todas las sucursales.
- Control de cajas: podrás gestionar la apertura y el cierre en todas las cajas para tener un mayor control de cada punto de venta por sucursal. Controla los movimientos de venta en tiempo real: podrás visualizar todas las transacciones realizadas en cada punto de venta por sucursal.
- Un sistema integrado: el sistema POS se puede integrar para llevar una gestión completa del inventario y la contabilidad.
- Creación de informes: existe información que se puede visualizar en tiempo real, y podrás exportar a PDF o Excel para obtener reportes que permitan un análisis más detallado de las transacciones.
Si estás interesado en implementar un sistema de facturación POS en tu empresa y obtener todos estos beneficios, en Aliaddo, te ayudamos a lograrlo. ¡Contáctanos!
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