¿Cómo hacer la liquidación de vacaciones de un empleado?

Llegó fin de año; la época perfecta en la que muchos trabajadores quieren disfrutar con sus familias, y como empresario debes estar preparado para la liquidación de vacaciones de tus empleados.

Si no sabes cómo hacerlo, ¡no te preocupes! llegaste al lugar indicado porque en nuestro blog aprenderás el abc de la liquidación de vacaciones.

¿Qué son las vacaciones laborales? 🤔

Es un periodo de descanso remunerado de 15 días hábiles, que el empleador otorga al trabajador que se encuentra vinculado laboralmente para el goce y disfrute por cada año laborado, o proporcional al tiempo de trabajo. Las vacaciones no son una prestación social.

En caso de terminación del contrato, las vacaciones se deberán pagar en la liquidación de acuerdo al número de días a los que tiene derecho el trabajador, en caso de no haberlas disfrutado.

El empleador concederá las vacaciones al empleador de manera colectiva según la actividad económica de su empresa, o de manera individual por solicitud del trabajador una vez haya adquirido el derecho, es decir, cuando haya cumplido el año de labores, se liquidarán y se pagarán las vacaciones.

¿Qué tipos de vacaciones existen? 👀

✅ Vacaciones disfrutadas: hace referencia a las que por Ley el trabajador tiene derecho, luego de haber cumplido un año en la empresa. Por norma son 15 días hábiles.

✅ Vacaciones compensadas: por Ley el trabajador puede disfrutar de sus descanso como mínimo 6 de esos 15 días hábiles, ya que el resto de los días podrán ser consignados en su cuenta. Esta modalidad siempre debe ser efectuada mediante un consenso entre trabajador y empleador.

✅ Vacaciones parciales: sucede cuando hay una terminación de contrato o cuando el trabajador decide renunciar.

✅ Vacaciones acumuladas: hace referencia al aplazamiento de las vacaciones por periodos de tiempo prolongados, que incluso por Ley, no debe pasar más de dos años acumulados.

🙋Antes de liquidar las vacaciones, debes tener en cuenta lo siguiente:

🔴 Según el Art. 192 del CST, toma como base para liquidar las vacaciones, el salario ordinario que esté devengando el trabajador al momento de iniciar sus vacaciones, y “sólo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras”.

🔴 El auxilio de transporte, no se reconocerá durante el periodo de vacaciones, ni tampoco hará parte de la base para liquidar las vacaciones.

🔴 Si en los últimos 3 (tres) meses, el salario del trabajador ha variado, la base para liquidar las vacaciones será el promedio de los salarios recibidos durante el último año.

🔴 Para liquidar el periodo de vacaciones, es importante que tengas como referencia la fecha de inicio del contrato; a partir de ahí calcula el año laborado si es el primer periodo de vacaciones del empleado en la empresa. Y para los empleados que ya han tomado vacaciones, ten presente el periodo laborado y el número de días que ha disfrutado.

🔴 Reporta la novedad de vacaciones en la planilla de seguridad social de cada empleado que disfruta sus vacaciones, y revisa que el aporte a la ARL sea igual a cero ($0) durante este periodo, pues no hay riesgo laboral teniendo en cuenta que el trabajador está descansando.

🔴 Y por último, el pago de las vacaciones debes realizarlo el día que el empleado inicia a disfrutar de su descanso.

🙃Ahora sí, entremos en materia

🤓¿Cómo se liquidan las vacaciones?

En primer lugar deberás contar con:

1. Último salario ordinario del trabajador.
2. Fecha de inicio de contrato y número de días laborados.
3. Periodo de vacaciones y número de días disfrutados.
4. 📝 Nota para recordar: por cada año laborado, el empleado tiene derecho a disfrutar de 15 días, o menos días según el tiempo laborado.

En la liquidación y pago de vacaciones, se pueden presentar dos escenarios; cuando se liquidan y se pagan las vacaciones al empleado que sale a vacacionar, y cuando se liquidan y se pagan las vacaciones por terminación del contrato de un empleado.

Entonces, iniciaremos con el primer escenario, y para ello debes definir el periodo de vacaciones que el empleado va a disfrutar; ten presente que los 15 días son hábiles y no se incluyen días domingos, ni festivos, es decir que las vacaciones pueden llegar a sumar entre 17 y 20 días calendario.

Luego, toma el salario que el empleado tiene al momento de disfrutar sus vacaciones, y dependiendo del número de días que disfrutará se liquidan para el pago ya que pueden variar.

👇 Mira el siguiente ejemplo:

Liquidaremos el pago de vacaciones a un empleado con salario de $1.800.000, quien disfrutará 18 días de vacaciones, después de haber laborado 360 días.

✅Primero, debes hallar el valor del salario por día:

$1.800.000 / 30 = $60.000

Valor a pagar por vacaciones de 18 días

$60.000 x 18 = $1.080.000

El valor a pagar por vacaciones a este empleado es de $1.080.000, el cual no coincidirá con el resultado que obtendremos al momento de aplicar la fórmula dado que este resultado corresponde a 15 días, y el cálculo que realizamos fue basado en los días disfrutados según calendario.

Miremos el valor a pagar a esta misma persona, usando la fórmula establecida, para ello:

✅Fórmula de liquidación de vacaciones:

Salario x Días Laborados / 360

$1.800.000 x 360/720 = $900.000

Como podemos observar, existe una diferencia de $180.000 correspondientes a 3 días disfrutados por este empleado, lo que nos indica que esta fórmula es ideal para realizar la provisión mensual de vacaciones, ya que el resultado nos arroja el número de días indicados por la normatividad laboral que son los 15 días de salario y no para pagar las vacaciones que se disfrutan.

Ten presente que mes a mes debes realizar la provisión de vacaciones de cada empleado usando la fórmula anterior.

Ahora miremos que cuando el empleado se retira y la empresa debe pagar sus vacaciones en la liquidación definitiva, lo ideal es calcular el pago por medio de regla de 3, de acuerdo a los días laborados para obtener el número de días de vacaciones a pagar.

Supongamos que este mismo empleado laboró 230 días y su último salario fue de $1.800.000.

Lo primero que debes realizar es el siguiente cálculo:

✅Si por 360 días el empleado tiene derecho a 15 días de vacaciones, ¿ A cuántos días tiene derecho por haber laborado 230 días ?

Calcula así:

360 → 15

230 → ?

= 230 x 15 / 360

= 9,58 días.

Valor día de salario $60.000 x 9,58 días de vacaciones.

✅Luego el valor a pagar por vacaciones en la liquidación será de: $574.800.

Con este cálculo podrás deducir, que de acuerdo a cada situación deberás escoger la forma de calcular las vacaciones.

¡Hemos llegado al final de nuestro blog! 🤩 con la alegría de compartir nuestro conocimiento para que evites dolores de cabeza por errores de liquidación de vacaciones. Recuerda que Aliaddo puede ayudarte a realizar los cálculos por ti a un clic, enviando el reporte a la DIAN sin contratiempos.

¡Deseamos una feliz navidad y próspero año 2022! 🎅