El ABC del documento soporte electrónico 2022

Seguramente llegaste hasta aquí porque te interesa estar al día de todas las novedades tributarias que establece la DIAN. Como somos tu mejor Aliaddo, queremos ayudarte a despejar las dudas que tienes sobre el documento soporte.

¡No se diga más! Iniciemos:

🤔 ¿Qué es el documento soporte?

Es un documento electrónico que soporta las compras de bienes o servicios realizadas a personas no obligadas a expedir factura de venta o documento equivalente.

Ten en cuenta que el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, se generan por sí solas, es decir que no contemplan expedición.

En caso de tener que realizar ajustes al documento soporte, se tendrá que generar una nota de ajuste al documento soporte, el cual permite anular el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta.

🔶¿Qué se necesita para elaborar el documento soporte?

Como requisito primordial debes tramitar la resolución que autoriza los rangos de numeración del documento soporte, el cual se hizo exigible a partir del 15 de agosto de 2020, según el numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 42.

🔶¿Quiénes deben elaborar el Documento Soporte?

Todas las personas naturales o jurídicas que deseen soportar como deducción costos y gastos de las compras de bienes o servicios realizados a proveedores no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

🔶¿Para qué se genera?

Para soportar en la contabilidad las transacciones de compras realizadas a proveedores no responsables de expedir factura de venta y acreditar costos y deducciones, o impuestos descontables.

🔶¿Cuáles son los requisitos y condiciones para generarlo?

Según lo indicado en la Resolución 000167 de 2021 los requisitos y condiciones para generarlo son:

1. Su nombre debe ser “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar».

2. Tener la fecha de generación, la cual corresponde al día exacto en la que se realiza la transacción.

3. Indicar los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

Cuando la operación se haya realizado con no residentes fiscales en Colombia y que no cuenten con el RUT, se cumplirá el requisito con la identificación del país de origen del no residente.

4. Indicar los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del comprador de los bienes y/o servicios.

5. Contar con el sistema de numeración consecutiva de los documentos soporte, e incluir numeración, rango y número de la resolución vigente autorizada por la DIAN.

6. Describir de manera específica los bienes o servicios comprados.

7. Indicar el valor total de la operación.

8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas – DIAN

9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS

🔶 ¿Quiénes son obligados a generar y transmitir el documento soporte a la DIAN?

Todas las personas naturales o jurídicas que realizan compras de bienes o servicios a proveedores que no expiden factura de venta, y que necesitan soportar costos, deducciones, o impuestos descontables, en sus declaraciones tributarias.

🔶 ¿En el ERP de Aliaddo se puede generar y transmitir el documento soporte?

¡Sí! Aliaddo genera los documentos soporte de acuerdo a la normatividad vigente y a partir del 01 de agosto de 2022 podrás transmitir el documento soporte a la DIAN. Además, al elaborar el documento soporte de esas compras y/o servicios, el sistema realiza el registro contable de manera automática.

🔶 ¿Cuándo se debe iniciar a transmitir a la DIAN el documento soporte?

Conforme a lo establecido en la resolución 000488 del 29 de abril de 2022, el nuevo plazo para que los facturadores electrónicos, contribuyentes de renta y los responsables del IVA implementen el documento soporte electrónico y sus notas de ajuste, es el 01 de agosto de 2022.Recuerda que Aliaddo es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para generar la transmisión del documento electrónico, cumpliendo con todas las condiciones y términos establecidos exigidos por la DIAN. ¡Cuentas con un aliado para tu negocio!

🔶¿Qué sucede si se tienen inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN ?

Si se generan inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN al momento de transmitir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, el obligado a transmitir dispondrá de hasta cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico, para transmitir el documento soporte para su validación ante la DIAN.

🔶¿Qué sucede si aparecen inconvenientes tecnológicos por parte del obligado a transmitir el documento soporte?

Ante los inconvenientes generados en la transmisión de documento documento equivalente y las notas de ajuste por parte del obligado, este cuenta con un plazo de hasta cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que sea superado el inconveniente tecnológico para transmitir el documento y dejar soportes que evidencien el problema ocurrido, los cuales podrán ser exigidos por la DIAN.

En conclusión

El documento soporte debe elaborarlo el comprador que requiera soportar las transacciones con personas naturales que no están obligadas a facturar.

Gracias por leernos hasta aquí, recuerda que Aliaddo está listo para ayudarte a implementar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. ¡Contáctanos y sube tu negocio a otro nivel!