Diferencia entre factura electrónica y documento soporte en Colombia
La correcta clasificación de tus comprobantes fiscales es clave para llevar una contabilidad ordenada, cumplir con tus obligaciones tributarias y evitar errores en tus declaraciones de impuestos. En Colombia, dos conceptos que suelen generar dudas son la factura electrónica y el documento soporte, especialmente cuando se trata de soportar costos, deducciones e impuestos descontables. En esta guía práctica te explicamos qué es cada uno, sus diferencias y cuándo usar cada documento de acuerdo con la normativa vigente de la DIAN.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que respalda la venta de bienes o la prestación de servicios y que tiene validez fiscal ante la DIAN cuando se genera, transmite y valida mediante los sistemas autorizados por la entidad o por medio de un proveedor tecnológico autorizado.
Este documento cumple con requisitos técnicos y legales para garantizar su integridad, autenticidad y trazabilidad, y sirve como comprobante válido para efectos de ingresos y deducciones en tu contabilidad.
En la legislación tributaria colombiana, la factura electrónica de venta es uno de los soportes que por sí sola respalda operaciones gravadas, cumpliendo con las reglas del Estatuto Tributario y las resoluciones que regulan el sistema de facturación electrónica.
Características principales de la factura electrónica:
🟣 Documenta una operación comercial con validez fiscal.
🟣 Es obligatoria para sujetos obligados a facturar.
🟣 Respaldada, emitida y validada ante la DIAN.
🟣 Útil para soportar costos, ingresos y deducciones en declaraciones tributarias.
🟣 Registrada como parte de los asientos contables de tu empresa.
¿Qué es el documento soporte?
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente es un comprobante que usa el comprador cuando adquiere bienes o servicios de un proveedor que no está obligado a expedir una factura electrónica o documento equivalente.
Este documento tiene como propósito principal documentar la transacción para poder soportar la generación de costos, deducciones o impuestos descontables en tu contabilidad o declaraciones tributarias, en los casos en que no existe una factura formal emitida por el vendedor. Algunos puntos claves:
🟡 El comprador lo genera y no el vendedor.
🟡 Debe cumplir requisitos específicos de la DIAN (numeración autorizada, contenido mínimo, identificaciones, valor de la operación, etc.).
🟡 Se utiliza cuando el proveedor no está obligado a facturar electrónicamente.
| Criterios | Facturación electrónica | Documento soporte |
|---|---|---|
| Quién la emite | El vendedor o prestador del servicio. | El comprador (cuando el proveedor no está obligado a facturar). |
| Obligatoriedad | Obligatoria para sujetos obligados a facturar. | Obligatoria sólo si se compra a un sujeto no obligado a expedir factura. |
| Validez fiscal | Sí, es comprobante tributario. | Sí, es soporte de costos/deducciones según la normativa. |
| ¿Soporta costos y deducciones? | Sí, como comprobante de la operación. | Sí, cuando no hay factura válida y cumple requisitos. |
| Emisión y transmisión | Electrónica y validada ante la DIAN. | Electrónica (o física en ciertos casos) con numeración autorizada por la DIAN. |
¿Cuándo debes usar cada documento?
Usa factura electrónica cuando:
🟣 El proveedor está obligado a facturar electrónicamente según las normas de la DIAN.
🟣 Necesitas un documento fiscal válido para soportar compras, ventas e impuestos.
🟣 Quieres registrar la operación completa en tu contabilidad y declaración de renta.
Usa documento soporte cuando:
🟡 El proveedor NO tiene obligación de emitir factura electrónica o documento equivalente.
🟡 Deseas soportar costos, deducciones o impuestos descontables ante la DIAN y no hay factura emitida por el vendedor.
✒️ Por ejemplo, si compras servicios de una persona natural que no está obligada a facturar, puedes generar un documento soporte para respaldar ese gasto en tu contabilidad.
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¿El documento soporte tiene la misma validez que una factura?
No. La factura electrónica es el comprobante fiscal principal para la mayoría de las operaciones comerciales. El documento soporte no sustituye una factura cuando el proveedor sí está obligado a expedirla. Su uso está limitado a situaciones donde la ley permite respaldar costos y deducciones sin una factura formal.
Requisitos básicos del documento soporte
Para que el documento soporte sea válido, debe cumplir con una serie de requisitos según la normativa de la DIAN, como:
🟣 Tener denominación expresa como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente”.
🟣 Contener identificaciones del comprador y del proveedor.
🟣 Tener numeración autorizada por la DIAN.
🟣 Describir los bienes o servicios adquiridos y el valor total de la operación.
Integración con contabilidad y la declaración de impuestos
🟡 Factura electrónica: se registra normalmente como parte de tus asientos contables y respaldos de ingresos y gastos.
🟡 Documento soporte: se registra como soporte documental de gastos o costos cuando no existió una factura formal. Esto permite que esos costos se tengan en cuenta en tu declaración de renta si la normativa lo permite.
Aunque tanto la factura electrónica como el documento soporte pueden respaldar una transacción comercial y sus efectos tributarios, su naturaleza y uso son diferentes. La factura electrónica es el comprobante fiscal primario y obligatorio para sujetos obligados a facturar y el documento soporte permite documentar operaciones con proveedores que no tienen obligación de facturar electrónicamente, siempre que cumpla con los requisitos legales.
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Conocer estas diferencias te ayuda a cumplir con la normativa tributaria de forma correcta, respaldar tus operaciones y tener una contabilidad sólida y confiable.