¿Qué debo tener en cuenta para realizar el cierre contable de mi empresa?

Cierre contable

Se acerca el final del año y con ello llegan muchas responsabilidades para las empresas. Una de ellas es el cierre contable. ¿Sabés de qué se trata? Quédate aquí, te contaremos todo lo que debes saber.

¿Qué es el cierre contable? 🤔

El cierre contable es el proceso que las empresas realizan para dar finalización al ciclo contable del año. Se hace con el objetivo de precisar las ganancias o pérdidas que obtuvieron durante un periodo de tiempo determinado.

Se realiza tras llevar a cabo todas las operaciones contables de un año. Sin embargo, vale la pena mencionar que para poder realizar este ejercicio es necesario llevar en orden todas las transacciones que realizó la empresa.

Con este proceso contable es posible establecer los estados financieros de la compañía. Determina los ingresos, los gastos y los costos, para así definir el patrimonio total. En resumen, el cierre contable es para conocer los resultados económicos que tuvo la empresa a lo largo del año.

Adicionalmente, además de ayudar a la empresa a tener un panorama preciso sobre su comportamiento contable, es una herramienta de lujo para enfrentar los nuevos desafíos económicos de cara a un nuevo año.

¿Qué son los estados financieros? 👨🏾‍💻

Los estados financieros son informes estructurados, detallados y formales que resumen y muestran el resultado de todas las transacciones económicas y patrimoniales de la empresa. Se realizan durante un periodo determinado, el cual es fundamental para la toma de decisiones y proyecciones futuras. Es necesario que quien realice los estados financieros, tenga en cuenta que estos informes deben cumplir con las siguientes características:

• Comprensible: es importante que sea fácil de entender, pero a su vez que no omita información.
• Esencia sobre la forma: el informe debe reflejar la realidad económica de la empresa.
• Integra: debe tener un reporte completo del proceso contable.
• Oportuna: debe presentarse dentro del plazo de tiempo establecido para que sea una herramienta de valor para la toma de decisiones.
• Prudente: no debe exagerar o minimizar la importancia de las transacciones de la empresa. Debe ser fiel a la información de los libros contables.
• Fiable: no debe tener errores significativos, ni de sesgo.
• Comparable: si existen transacciones similares, deben poder medirse y presentarse de manera uniforme.
• Equilibrio entre costo y beneficio: se espera que los beneficios excedan los costos de la información suministrada.

El departamento de contabilidad es el encargado de liderar el proceso contable. Sin embargo, es el contador público el responsable directo de certificar la información contable al finalizar el año.

Certificar los estados financieros ✅

Una vez se realicen los estados financieros es una obligación que sean certificados. ¿Quién debe hacerlo? Es una tarea del representante legal y el contador público que los emitió, por lo tanto debe tener la firma de ambos para expresar que:

• Han comprobado toda la información contenida en los informes de los estados financieros.
• Las afirmaciones son fiel reflejo de los libros contables.

Ley 222 de 1995, artículo 37: “Estados financieros certificados : El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros”.

👉 Nota: la firma del contador público indica que los informes solo contienen información real y verificada. En caso de que la información de los estados financieros sea falsa se pueden imponer sanciones.

Dictamen de estados financieros 🧮

De acuerdo a esta norma, los estados financieros deben ser dictaminados cuando ya han sido certificados y cuando necesitan la opinión de un revisor fiscal. Actualmente, las entidades que requieren un revisor fiscal son:

• Empresas que posean $4.389.015.000 o más de activos brutos.
• Empresas que posean $2.633.409.000 o más de ingresos brutos.
• Sociedades por acciones.
• Compañias extranjeras.

Ley 222 de 1995, articulo 38: “Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.”

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión *“ver la opinión adjunta” u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente, que contendrá como mínimo las manifestaciones exigidas por el reglamento”.

👉 Nota: los estados financieros pueden estar certificados sin dictaminar, pero jamás podrán haber estados financieros dictaminados sin certificar.

¿Cuándo se realiza el cierre contable? 📆

El cierre contable corresponde a un periodo que comprende doce meses. Las empresas deben realizarlo anualmente. Las actividades económicas dan inicio el 01 de enero y finalizan el 31 de diciembre del mismo año.

Las empresas tienen un tiempo de tres meses después de que finalice el periodo contable para concluir el cierre contable. Tienen desde el 01 de enero hasta el 31 de marzo del siguiente año para presentar todos los balances, documentos y soportes de la contabilidad de la empresa.

👉 Nota: te recomendamos estar al día con la información contable de tu empresa para que el cierre contable sea más fácil y no tengas que correr con tus informes.

Esto es lo que debes tener en cuenta… 📝

Antes de iniciar con el cierre contable de tu empresa revisa los datos contables que se recopilaron a lo largo de todo el año y verifica que la información coincida con los registros contables reflejados en los libros.

A continuación, te compartimos algunos pasos que pueden ser útiles para verificar tu información:

• Comprobar el balance y cada una de las cuentas: 📊

Este primer paso es muy importante para que todo el ejercicio del cierre contable finalice con éxito. Se debe comprobar que los registros en las cuentas contables sean los mismos que esten evidenciados en los libros.

Si al verificar la información detectas algún error que se haya presentado en alguna de las cuentas contables, es el momento de corregirlo. Los principales errores que pueden surgir en el cierre contable se relacionan con fallos en los registros contables, sobre todo si el registro se hace de manera manual.

Los errores pueden ser: valores incorrectos en las anotaciones, anotar valores en las cuentas que no corresponden, confundir gastos con ingresos y viceversa, encontrar transacciones sin facturas.

• Revisa que las cuentas del balance esté conforme al plan general contable de la empresa: 📋

Este segundo paso consiste en verificar las cuentas de la empresa para saber si hay errores en ellas. Se recomienda hacer una revisión detallada de las cuentas para evitar problemas más adelante en el ejercicio contable. Adicionalmente, al verificar la información desde el comienzo es de provecho para tener a la mano la información contable correcta.

• Calcular la provisión de renta: 📒

Para realizar el cierre contable es necesario registrar la provisión del impuesto de renta. Esta se debe calcular sobre la proyección de la renta líquida que resulte de la empresa. Por ejemplo: si tenemos una renta líquida de $20.000.000 y una taifa del impuesto de 35%, la previsión sería: $7.000.000

Para calcular la provisión de renta puedes usar la siguiente formula:

Proyección de renta líquida X 0,35 % = Provisión de renta

La provisión de renta se debe contabilizar como un gasto en el estado de resultados y como un pasivo en el estado de situación financiera. Es importante llevar a cabo este cálculo para incluirlo en los estados financieros. Si no se hiciera, se dejaría por fuera un gasto que afectaría el resultado de los dividendos de la empresa.

• Verificación saldo de inventarios: 📟

Para entender este punto, debemos decir que en los inventarios se tienen en cuenta todos los bienes de una empresa que hacen parte del activo corriente.

Para este paso debes tener en cuenta todos lo bienes que no hayan sido usados o vendidos a lo largo del año. Pueden ser materia prima, mercancías o productos que quedaron al final del año.

Una vez tengas la cuenta de las existencias, debe restar ese valor a las compras que realizaron en el año. Este valor debe encajar con la cantidad de bienes que tiene la empresa en la actualidad. En caso de que no coincidan, esto podría afectar el resultado de la compañía porque puede generar un gasto o un ingreso que no se había contemplado.

• Realizar el asiento contable de cierre: 🧾

Después de realizar todos los pasos anteriores, es necesario asegurarnos de que el software contable haya realizado el cierre de las cuentas de resultados. (Ingresos, gastos, costos) Es el momento en el que definitivamente no se hacen más anotaciones correspondientes a movimientos contables.

Algunos consejos para ti 📌

Sabemos que llevar la contabilidad de una empresa es un trabajo arduo que requiere atención al detalle y sobre todo, personal y herramientas calificadas para que la recopilación de la información sea más fácil.

Por eso, queremos darte algunos consejos para que el cierre contable de tu empresa se realice sin imprevistos:

Actualmente, hay muchas herramientas que facilitan la recopilación de la información financiera de tu empresa, por ejemplo: el software contable. Es un gran aliado porque tienen varios beneficios: acceso a la información, informes de manera rápida y análisis de datos.

Si tu empresa aún no cuenta con un software contable, tu mejor Aliado te puede ayudar a optimizar resultados en tiempo récord. Visítanos en aliaddo.com

Es verdad que el cierre contable se realiza al finalizar el año, sin embargo, es necesario depurar tus cuentas contables mes a mes. Así el cierre de los doce meses, será mucho más sencillo. Siempre ten presente los plazos para presentar el cierre contable.

Sí te gustó conocer todo lo necesario para realizar el cierre contable de tu empresa, te invitamos a visitar nuestro blog. Tenemos más información que te ayudará en este fin de año a llevar todas tus obligaciones al día. ¡No te lo pierdas!😉