La evolución digital ha llevado al mundo a migrar los formatos tradicionales a los formatos electrónicos. Así como las cartas se transformaron en correos electrónicos o mensajes de texto, los documentos físicos se están transformando en documentos electrónicos. Por esta razón, muchos países del mundo han hecho uso de las herramientas digitales para gestionar sus documentos de manera ágil, rápida y segura.
En Colombia, la implementación de un sistema que utilice documentos electrónicos ha sido una estrategia para reducir la evasión de impuestos por parte de la ciudadanía y llevar un mejor control sobre las obligaciones tributarias de los contribuyentes.
A lo largo de este artículo hablaremos sobre todo lo que debes saber acerca de los documentos electrónicos. ¡Empecemos!
Los documentos electrónicos son un grupo de documentos digitales que tienen como fin soportar las transacciones económicas a nivel fiscal. También actúan como comprobantes legales y tributarios en formato digital.
Estos archivos son aquellos que reflejan información de una transacción económica de venta, compra y nómina. Actualmente, se transmite datos de facturas de venta a través del Sistema de Factura Electrónica de la DIAN, recientemente se dio inicio a la transmisión de las nóminas a la DIAN, principalmente para soportar costos, deducciones, ingresos, pasivos o impuestos descontables que se registran.
Estos documentos deben ser expedidos únicamente por un sistema especializado y que cumpla con todos los requisitos legales que fueron atribuidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Sin embargo, también existen otros documentos electrónicos que los contribuyentes pueden usar al interior de la compañía que permiten soportar transacciones, estos no se transmiten a la DIAN, pero sirven como control interno para un mejor manejo de la contabilidad y la administración.
Para que los documentos electrónicos sean válidos, deben ser generados y transmitidos de dos maneras. Una es una plataforma gratuita de la DIAN y la segunda es por medio de un software contable, puede ser propio o puedes contratar un proveedor tecnológico. Es conveniente resaltar que debe ser autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para garantizar que cumpla con las especificaciones que estipula la ley.
A continuación, te contamos cómo funcionan las dos opciones que generan los documentos electrónicos:
esta plataforma tiene algunos beneficios, pero también cuenta con ciertas limitaciones en cuestión de funcionamiento. A continuación te contamos cuáles son.
Ventajas:
Limitaciones:
un software especializado como el de Aliaddo, es la mejor opción para generar y transmitir documentos electrónicos de manera ágil, fácil y rápida sin ningún tipo de limitaciones. Las ventajas de utilizarlo son:
Si quieres conocer más acerca de las características y tipos de software contable te invitamos a leer nuestro blog: Los tipos de software contable más populares
Los documentos electrónicos deben cumplir con unas características muy precisas según el tipo de documento que sea, de acuerdo con los lineamientos de la DIAN. Pero todos los formatos coinciden en cinco aspectos obligatorios:
Los documentos electrónicos hacen parte del sistema de factura electrónica, por lo tanto cumplen con la condición de estar en un formato digital para que los entes regulatorios puedan tener un mejor control y verificación de la información.
Los principales tipos de documentos electrónicos son: ⬇️
Otros documentos electrónicos que se utilizan al interior de la empresa son:
Tal vez te pueda interesar: El ABC del documento soporte electrónico 2022
Estos archivos digitales, al ser validados por la DIAN, respaldan los costos, deducciones, impuestos descontables, activos y pasivos para las declaraciones de impuestos, de esta manera, cada contribuyente paga lo justo.
En conclusión, los documentos electrónicos además de ser una herramienta para validar las transacciones de los contribuyentes y mejorar el control tributario por parte de los entes regulatorios. También son el camino hacia la innovación de procesos que facilitarán la contabilidad y la administración de tu negocio.
Si estás interesado en contratar un software contable que te ayude a generar documentos electrónicos con los requisitos establecidos por la DIAN, te invitamos a conocer el nuestro. En Aliaddo tenemos todo lo que tu empresa necesita para aumentar la competitividad y productividad de tu empresa.
Empresa 100% Colombiana
© 2022 Aliaddo S.A.S. Todos los derechos reservados.
Deja un comentario