¿Qué son los documentos electrónicos y para qué sirven?

Documentos electrónicos

La evolución digital ha llevado al mundo a migrar los formatos tradicionales a los formatos electrónicos. Así como las cartas se transformaron en correos electrónicos o mensajes de texto, los documentos físicos se están transformando en documentos electrónicos. Por esta razón, muchos países del mundo han hecho uso de las herramientas digitales para gestionar sus documentos de manera ágil, rápida y segura.

En Colombia, la implementación de un sistema que utilice documentos electrónicos ha sido una estrategia para reducir la evasión de impuestos por parte de la ciudadanía y llevar un mejor control sobre las obligaciones tributarias de los contribuyentes.

A lo largo de este artículo hablaremos sobre todo lo que debes saber acerca de los documentos electrónicos. ¡Empecemos!

¿Qué es un documento electrónico? 📑

Los documentos electrónicos son un grupo de documentos digitales que tienen como fin soportar las transacciones económicas a nivel fiscal. También actúan como comprobantes legales y tributarios en formato digital.

Estos archivos son aquellos que reflejan información de una transacción económica de venta, compra y nómina. Actualmente, se transmite datos de facturas de venta a través del Sistema de Factura Electrónica de la DIAN, recientemente se dio inicio a la transmisión de las nóminas a la DIAN, principalmente para soportar costos, deducciones, ingresos, pasivos o impuestos descontables que se registran.

Estos documentos deben ser expedidos únicamente por un sistema especializado y que cumpla con todos los requisitos legales que fueron atribuidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Sin embargo, también existen otros documentos electrónicos que los contribuyentes pueden usar al interior de la compañía que permiten soportar transacciones, estos no se transmiten a la DIAN, pero sirven como control interno para un mejor manejo de la contabilidad y la administración.

¿Cómo se generan los documentos electrónicos? 💻

Para que los documentos electrónicos sean válidos, deben ser generados y transmitidos de dos maneras. Una es una plataforma gratuita de la DIAN y la segunda es por medio de un software contable, puede ser propio o puedes contratar un proveedor tecnológico. Es conveniente resaltar que debe ser autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para garantizar que cumpla con las especificaciones que estipula la ley.

A continuación, te contamos cómo funcionan las dos opciones que generan los documentos electrónicos:

– Facturación gratuita DIAN: 

esta plataforma tiene algunos beneficios, pero también cuenta con ciertas limitaciones en cuestión de funcionamiento. A continuación te contamos cuáles son.

Ventajas:

• Es gratuita.
• Al ser una plataforma de la DIAN, podrás estar seguro que tus documentos electrónicos cuentan con todos los criterios legales de la entidad regulatoria.
• Solo necesitas un usuario, una contraseña y un dispositivo con internet para poder acceder a la plataforma.

Limitaciones:

• Demanda más tiempo de uso porque debes seguir una guía para registrarte y para generar documentos electrónicos para no cometer errores.
• Tiene un límite de documentos electrónicos.
• No cuenta con soporte técnico permanente.

– Software contable autorizado por la DIAN: 

un software especializado como el de Aliaddo, es la mejor opción para generar y transmitir documentos electrónicos de manera ágil, fácil y rápida sin ningún tipo de limitaciones. Las ventajas de utilizarlo son:

• Al ser un software autorizado por la DIAN, todos los documentos electrónicos que generes cumplirán con los requisitos técnicos y legales.
• Optimizarás el tiempo de trabajo y simplificarás el proceso de emisión y entrega de documentos.
• Puedes verificar tus documentos electrónicos en cualquier momento del día y desde cualquier lugar.
• Cuentas con soporte técnico especializado que te ayudará a resolver dudas en cualquier momento.

Si quieres conocer más acerca de las características y tipos de software contable te invitamos a leer nuestro blog: Los tipos de software contable más populares

¿Cuáles son las características de los documentos electrónicos? 👇🏼

Los documentos electrónicos deben cumplir con unas características muy precisas según el tipo de documento que sea, de acuerdo con los lineamientos de la DIAN. Pero todos los formatos coinciden en cinco aspectos obligatorios:

• Necesitan un respaldo gráfico una vez que sean generados. Estos soportes deben quedar registrados en el sistema que hayas seleccionado, ya sea la plataforma de la DIAN o un software especializado.
• Deben contar con una numeración consecutiva o código específico autorizado por la DIAN, esto representa la autenticidad y originalidad de los documentos.
• Existe un formato electrónico estándar establecido por la DIAN, XML (Lenguaje Extensible de Etiquetado), lo que permite codificar los documentos gracias a un criterio específico y así mismo proteger la información de los contribuyentes.
• Deben incluir la información de contacto del remitente como lo es el nombre, apellidos, número de identificación o NIT, de acuerdo sea el caso y dirección.
• Todos los documentos electrónicos deben incluir la firma digital que asegura la validación y autenticidad del documento.

Tipos de documentos electrónicos 🗄️

Los documentos electrónicos hacen parte del sistema de factura electrónica, por lo tanto cumplen con la condición de estar en un formato digital para que los entes regulatorios puedan tener un mejor control y verificación de la información.

Los principales tipos de documentos electrónicos son: ⬇️

• Factura electrónica: es un documento digital que soporta las transacciones de bienes y/o servicios, ya sea de una persona o de una empresa. Es la evolución de la factura de papel a digital.
• Documento soporte de pago de nómina electrónica: es un documento digital en el cual se reflejan todos los pagos que la empresa realiza en materia de salario, prestaciones sociales, aportes a seguridad social y todo los relacionado con la vinculación laboral de un colaborador. Si quieres conocer más te invitamos a leer nuestro blog: Todo lo que debes saber sobre la nómina electrónica DIAN
• Documento soporte de adquisiciones con no obligados: es un documento que soporta los costos, deducciones o impuestos descontables derivado de la relación de compra de un bien o un servicio a un proveedor que no tiene la obligación de expedir factura de venta.

Otros documentos electrónicos que se utilizan al interior de la empresa son:

• Cotizaciones: son documentos para registrar información sobre precios por productos y/o servicios cuando un cliente lo requiere. Los departamentos de compras los usan para hacer negociaciones.
• Órdenes de venta: se trata de un documento de confirmación que se transmite a los clientes previo a la entrega de los productos y/o servicios.
• Anticipos: son los documentos que registran adelantos que hacen los clientes por un producto o servicio.

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Beneficios de los documentos electrónicos

Estos archivos digitales, al ser validados por la DIAN, respaldan los costos, deducciones, impuestos descontables, activos y pasivos para las declaraciones de impuestos, de esta manera, cada contribuyente paga lo justo.

• Ayudan a ahorrar costos, ya que se elimina la necesidad de contar con documentos físicos de papel, que requiere impresión y energía eléctrica. Adicionalmente, contribuye positivamente a la sostenibilidad ambiental pues se reduce el uso de energía y papel.
• Al contar con un sistema de factura electrónica los procesos como cierres contables, generación de facturas electrónicas y  de documentos soporte de pago de nómina son más rápidos, el trabajo es ágil.
• Al mantener toda la información en una sola plataforma, los datos permanecen ordenados y es más fácil acceder a ellos.
• Estos documentos se generan gracias a plataformas digitales que permiten automatizar los procesos, de esta manera se reduce el margen de error y aumenta la eficiencia.
• Los documentos electrónicos estarán seguros dentro de la plataforma digital, no hay riesgo de perder información valiosa.

En conclusión, los documentos electrónicos además de ser una herramienta para validar las transacciones de los contribuyentes y mejorar el control tributario por parte de los entes regulatorios. También son el camino hacia la innovación de procesos que facilitarán la contabilidad y la administración de tu negocio.

Si estás interesado en contratar un software contable que te ayude a generar documentos electrónicos con los requisitos establecidos por la DIAN, te invitamos a conocer el nuestro. En Aliaddo tenemos todo lo que tu empresa necesita para aumentar la competitividad y productividad de tu empresa.