Estamos en un momento en el que la tecnología ha evolucionado para hacer nuestro día a día más sencillo. Nuestras responsabilidades tributarias no son la excepción, los entes de control buscan herramientas que nos ayuden a llevar la contabilidad de nuestra empresa de una manera sencilla y controlada con la factura electrónica. 💻
Adicionalmente, la función principal de la factura electrónica en Colombia es evitar la evasión de impuestos por parte de los contribuyentes. Al registrar la información en un canal digital, se tiene mayor control y asimismo es posible reducir la evasión tributaria.
Sabemos que la factura electrónica es un tema relevante por estos días, por eso a lo largo de este artículo hablaremos sobre qué es, su importancia, sus beneficios y algunos detalles que debes tener en cuenta si tienes una empresa. ¡Empecemos! 👇🏼
¿Qué es la factura electrónica? 🧾
De acuerdo con la DIAN, “es la evolución de la factura tradicional de papel, pero ahora electrónica. Legalmente tiene la misma validez, pero es mucho mejor porque se expide por medio de un software”. Igual que la factura tradicional, la factura electrónica es un documento digital que soporta las transacciones de bienes y/o servicios, ya sea de una persona o de una empresa. Y se pueden gestionar a través de un proveedor tecnológico autorizado.
Es el documento que le entregas a tus clientes cuando adquieren un bien y/o servicio de tu empresa, ahora podrás enviarla por medio de canales digitales como lo son: el correo electrónico, una aplicación móvil o un software.
Importante: recuerda que el envío de la factura electrónica a la DIAN, debe ser a través de un proveedor tecnológico como Aliaddo.
¿Qué debe llevar la factura electrónica?
Las facturas son importantes porque representan una transacción de valor que establece una relación entre el cliente y el vendedor del servicio y/o producto. Es de valor para el cliente tener una garantía, en caso de ser necesario y para el vendedor porque soporta la venta y su cuenta por cobrar al comprador.
Para que la factura cumpla su objetivo, debe contar con toda la información de la operación como datos de contacto de los involucrados y los valores de la transacción. A continuación, te contamos qué información debe tener sí o sí la factura electrónica según la Resolución 42 del 05 de mayo de 2020 y al artículo 617 del Estatuto Tributario.
¿Qué hacer si cometo un error en la factura electrónica? 🧮
Es necesario que sepas que las notas crédito y débito son los documentos digitales que te permitirán hacer cambios o correcciones en las facturas electrónicas que hayan sido generadas. En caso de que cometas algún error en las facturas electrónicas, tienes esta opción para corregir los errores y transmitirlos a la DIAN para su validación.
La nota débito se utiliza para corregir el valor o el saldo de la factura, puede ser por un error de digitación, por intereses generados o por otras circunstancias que incrementen el saldo de la cuenta de un cliente.
La nota crédito, se utiliza para corregir errores que tengan como objetivo reducir el valor de la factura. Se genera cuando la facturación disminuye.
Sin embargo, si quieres saber más sobre la nota de crédito, te invitamos a leer nuestro blog La nota crédito ¿Qué es y cómo generarla? para conocer más al respecto.
📌 Esto es lo que necesitas para generar una factura electrónica:
¿Quiénes deben implementar la factura electrónica? 👨🏼💻👩🏻💻
Según lo establecido en la Resolución 42 del 05 de mayo de 2020 algunos de los responsables de expedir factura electrónica son:
Sin embargo, al día de hoy, de acuerdo a la DIAN, quiénes cumplan con las siguientes condiciones también están obligados a implementar la factura electrónica:
En conclusión, si cumples con alguna de las condiciones mencionadas anteriormente o tienes ingresos iguales o/y superiores a $133.014.000, es necesario que implementes la factura electrónica.
Si quieres saber qué debes hacer para empezar a facturar electrónicamente, te invitamos a visitar el siguiente blog: Pasos para facturar electrónicamente en Colombia, allí encontrarás en detalle todo lo que debes hacer.
¿Qué pasa si no hago uso de la factura electrónica? ❌
📌Importante: si tu empresa cumple con las condiciones mencionadas anteriormente y estás obligado a facturar electrónicamente, debes tener cuidado porque si no lo haces puedes acarrear algunas sanciones impuestas por la DIAN.
Las sanciones están establecidas en el Estatuto Tributario, en el que define a la DIAN como la entidad a cargo de imponer las sanciones necesarias cuando los contribuyentes incumplan con sus obligaciones.
– Sanción económica: de acuerdo al artículo 652 del ET si estás obligado a expedir facturas electrónicas, pero si incumples con los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario, puedes acarrear una multa equivalente al 1% de las operaciones que registres y no cuenten con los requisitos legales.
Para tener en cuenta: si quieres estar al tanto de los requisitos legales que debe cumplir tu factura electrónica, puedes darle un vistazo al artículo 617 del Estatuto Tributario.
– Sanción por enviar la información con errores: puedes tener problemas con la DIAN si tus facturas contienen errores u omiten información importante. Además, también se pueden presentar inconvenientes si emites tu factura electrónica fuera de los tiempos establecidos. La multa que se emita no puede superar los 15.000 UVT y considera los siguientes aspectos:
Para recordar: puedes hacer las correcciones al envío de la información antes de que se cumpla el vencimiento del plazo para no generar ninguna de estas sanciones.
– Cierre del establecimiento: de acuerdo al artículo 684-2 del Estatuto Tributario: “La no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos por la Dirección General de Impuestos Nacionales o su violación dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento”.
En resumen, si estás obligado a generar factura electrónica y no lo haces en el tiempo establecido por la entidad regulatoria, la DIAN está en disposición de cerrar tu establecimiento.
¿Por qué es importante la factura electrónica? 📌
La factura electrónica es importante porque permite a los empresarios comprobar la evolución de su negocio. Al contar con este mecanismo automatizado, podrás consultar en cualquier momento tus ingresos, un aspecto clave a la hora de declarar impuestos, ya que a través de las facturas, la DIAN puede utilizar la información recibida para los impuestos correspondientes.
Por otra parte, son una manera más sencilla de manejar las facturas de tu negocio. Podrás olvidar el papel y el lápiz, en vez de eso hacer uso de la tecnología para conservar todas tus facturas, enviárselas a tus clientes y llevar una mejor organización. Por eso a continuación te contamos todos los beneficios de hacer uso de la factura electrónica:
¿Cómo implementar la factura electrónica? 🔎
De acuerdo a lo establecido en la Resolución 42 del 05 de mayo de 2020, tienes dos opciones para implementar la factura electrónica en tu empresa.
Nuestro software de factura electrónica es tan completo, como fácil de usar. Además, cuenta con la autorización por parte de la DIAN, así que todas tus facturas electrónicas cumplirán con los requisitos técnicos y legales. Por eso queremos contarte los beneficios de usar nuestro software:
Si te gustó aprender sobre factura electrónica, te invitamos a visitar nuestra página web: Aliaddo.com para conocer todo nuestro contenido.
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