¿Qué es el control interno contable y para qué sirve?

Control interno contable

La contabilidad es una función central en todos los negocios, sean grandes o pequeños. Las organizaciones necesitan contadores para realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos, evaluar el rendimiento financiero, crear presupuestos y proyecciones financieras, garantizar el cumplimiento de las leyes y proporcionar a los inversionistas y al gobierno información financiera cuantitativa que se pueda utilizar para estadísticas nacionales. Además, al interior de la compañía, sirve para tomar decisiones empresariales oportunas.

La contabilidad es necesaria para llevar los registros de las transacciones económicas, mantener actualizados los reportes de las pérdidas y ganancias de una organización, así como también conocer la situación financiera de la empresa; para obtener un resultado óptimo es importante el control interno contable. 

Si quieres saber de qué se trata el control interno contable, te invitamos a que sigas leyendo, aquí te lo contamos. ¡Empecemos! 

¿Qué es el control interno?

Primero, debemos conocer qué es el control interno. De acuerdo con la ley 87 de 1993: 

“Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad. Con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. 

Esto quiere decir que el control interno es un proceso realizado por todas las partes de una misma entidad (directores, administración y personal), con el propósito de proporcionar una seguridad razonable enfocada en el cumplimiento de los siguientes objetivos:

• Efectividad y eficiencia de todas las operaciones.
• Confiabilidad en la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Para realizar un efectivo control interno en una organización hay dos tipos de control: administrativo y contable. 

¿Qué es el control interno contable?

El control interno contable abarca los métodos implementados por una empresa para garantizar la exactitud y validez de toda la información financiera y contable. Está diseñado para ayudar a la organización a cumplir los objetivos operativos, de rentabilidad y cumplir las reglamentaciones legales. Los controles internos permiten a las empresas protegerse del abuso y el fraude, ya que aseguran que toda la información que se reciba sea precisa y oportuna. 

Esto se deriva del sistema de control interno administrativo, porque es el que genera la base de datos de la cual se obtiene toda la información correspondiente. Los principales lineamientos para que el control interno contable sea efectivo son: 

• Verificar que las operaciones sean registradas en forma integral, oportuna, con una correcta valuación, según su ocurrencia, reveladas y presentadas en forma adecuada. 
• Todas las transacciones realizadas por la empresa deben reflejar la existencia y pertenencia. Además, debe ser verificable a través de conteos físicos y cruce de información.

¿Cuál es la finalidad del control interno contable?

Cuando las empresas no tienen una información contable verídica, no es posible tomar decisiones económicas racionales. Además, cuando no hay registros seguros y confiables sobre las operaciones financieras, tampoco es posible identificar si la política económica empresarial se está ejecutando correctamente. 

La finalidad del control interno contable se puede dividir en dos aspectos relevantes: 

• Custodiar los activos y los elementos patrimoniales de las organizaciones. 
• Salvaguardar los datos y registros contables para que las cuentas anuales o los estados financieros que se elaboren a partir de esta información, sean efectivamente representativos y constituyan una imagen fiel de la realidad económica y financiera de la empresa.

Si quieres conocer todos los objetivos del control interno contable, puedes visitar este link: Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable.

¿Quién es el responsable de realizar el control interno contable?

Es responsabilidad principal del jefe de la oficina de dirección financiera. De tal forma, que es su deber trabajar con independencia y objetividad para que todo se ejecute de acuerdo a las políticas financieras de la empresa. 

Características y elementos

Todo sistema de control interno contable debe contar con las siguientes características para funcionar eficientemente: 

• Organización: esto con el propósito de diferenciar la autoridad y las responsabilidades relacionadas con las actividades comerciales de la empresa. Es decir; definir claramente las funciones de cada departamento y de los trabajadores, esto ayudará a que el control interno tenga los procesos bien definidos, funciones segregadas y responsabilidades determinadas.
• Autorización y registro operacional: de manera que la responsabilidad de hacer los registros de información contable y mantener el control sea del departamento de contabilidad, pero la autorización se encuentre centralizada en otra área o persona. Es decir, quien autoriza no debe ser la misma persona que ejecuta los procesos de registro.
• Eficiencia: con el fin de garantizar que en determinado tipo de operaciones intervengan al menos tres personas para evitar el fraude. Además, que se utilicen los medios necesarios para monitorear y recolectar la información. 
• Herramientas para procesar datos: es ideal contar con métodos adecuados, ya sean manuales, mecánicos o digitales, para registrar,  procesar, evaluar y controlar toda la información contable.  

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¿Cuáles son los principios?

El control interno contable debe estar diseñado de acuerdo con los objetivos de cada organización. Es necesario que esté planeado para satisfacer las necesidades específicas de operación y administración de las empresas, por esto es importante considerar los siguientes principios:   

• Un ambiente de control interno contable, este se refleja en las políticas de administración y en la cultura de la organización.
• Autorización general y específica. La general es donde se establecen las condiciones generales bajo las cuales se aprueban las operaciones. Específicas, comprende tanto las condiciones exactas como las personas individuales que participan en el control interno contable. 

Otros principios que se deben tener en cuenta son: ejecución de transacciones, registro de transacciones, acceso a los activos y calidad, así como el entrenamiento al personal que participa en el control interno contable. 

En conclusión, el control interno contable brinda garantía de calidad, transparencia, reduce riesgos y genera mayor confianza en las operaciones financieras de las organizaciones ante la alta gerencia, entes de control y terceros. Además, permite a los directivos, asegurarse que todo funcione correctamente y cumple con toda la normatividad en general, ya que sin métodos para monitorear los procedimientos contables, no se puede determinar la efectividad de las políticas implementadas. 

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