¿Por qué es importante renovar el registro mercantil a tiempo?

El registro mercantil es un medio de identificación y de existencia que se le atribuye a todos los ciudadanos que quieren realizar actividades comerciales.

Registro mercantil

¿Sabes qué es el registro mercantil? 

Se trata de un registro para identificar y  comprobar la existencia de todos los ciudadanos que realizan actividades comerciales. Además, el registro mercantil es un medio de control manejado por las Cámaras de Comercio del país.

A continuación, te contaremos todo lo que debes saber sobre el registro mercantil. ¡Empecemos!⬇️

¿Qué es el registro mercantil?

El registro mercantil es un registro que le permite a los empresarios individuales y a las sociedades ejercer cualquier tipo de actividad comercial. Además, también los acredita públicamente como comerciantes. Su objeto principal es llevar la matrícula de los comerciantes, de los establecimientos de comercio y la inscripción de los libros, los actos y los documentos comerciales que la ley exige.

Para tener en cuenta: en el artículo 19 del Código de Comercio se contemplan todas las obligaciones de los comerciantes. A continuación, te contamos cuáles son:

• Matricularse en el registro mercantil.
• Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.
• Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.
• Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.
• Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles.
• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

¿Qué información se debe registrar?  📖

La información correspondiente que se debe incluir en el registro mercantil está establecida en el artículo 28 del Código de Comercio:

• Escrituras que constituyan sociedades mercantiles y sociedades civiles.
• La constitución o reformas de empresas unipersonales, con su respectiva liquidación.
• La constitución o reformas de empresas asociativas de trabajo, con su respectiva liquidación.
• Liquidación de sociedades comerciales y civiles.
• Reformas de sociedades civiles y mercantiles.
• Liquidación de sociedades comerciales y civiles.
• Nuevos acuerdos de reestructuración comercial.
• El nombramiento de juntas directivas, revisores fiscales y representantes legales de sociedades y empresas asociativas de trabajo.
• Enajenación, arrendamiento, usufructo, anticresis y cualquier operación sobre establecimientos de comercio.
• Poderes para administrar establecimientos de comercio o bienes del comerciante -contratos de preposición.
• Contratos de compraventa comercial con reserva de dominio.
• Contratos de agencia comercial.

Adicionalmente, su objeto es consignar la información de los libros, las actas y los documentos de índole comercial.

• Libros: se refiere al conjunto de documentos que están destinados para organizar y almacenar toda la información sobre los negocios u operaciones que realicen los comerciantes.
• Actas: son los documentos en los cuales se registran los temas, los acuerdos y las decisiones que se toman durante reuniones en juntas de socios, asambleas de accionistas, asambleas de fundadores, asambleas de asociados y juntas directivas.
• Documentos: son los escritos que contienen informaciones de relevancia tomadas por una o más personas de los establecimientos comerciales que puedan afectar a los comerciantes o los involucrados.

Nota: toda la información consignada en el registro mercantil debe ser auténtica, los encargados de inscribir deben dar fe de la veracidad de su contenido.

Beneficios de contar con el registro mercantil 🗂️

• Los comerciantes con el registro mercantil tienen la oportunidad de recibir acompañamiento por parte de las Cámaras de Comercio cuando necesitan formalización.
• Si los comerciantes están al día con sus obligaciones, pueden llegar a convertirse en contratistas del Estado.
• Pueden obtener mejores oportunidades de financiación para sus negocios.
• Tienen la oportunidad de recibir asesoría en los pasos clave cuando quieran convertirse en proveedores para conseguir maypr crecimiento comercial.
• Se pueden beneficiar con los programas de fortalecimiento empresarial que presta INNpulsa.
• Acceder a los servicios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, así como los de Propaís que apoyan e impulsan a los micros y pequeños empresarios.

¿Cuándo es necesario realizar la inscripción del registro mercantil? 🔍

De acuerdo con el artículo 28 del Código de Comercio, deben inscribirse las siguientes personas:

“Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades”.

En conclusión, todas las personas naturales o jurídicas que realicen cualquier actividad comercial deben  realizar su registro mercantil. La inscripción se hace tanto del comerciante, como de los establecimientos de comercio. Si una persona cuenta con más de un establecimiento, debe inscribir cada uno de ellos.

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¿Dónde debe realizarse la inscripción del registro mercantil? 📍

La inscripción del registro mercantil se realiza en la Cámara de Comercio correspondiente al lugar donde está ubicado el establecimiento comercial o donde se realizan las actividades comerciales. Por ejemplo, si tú negocio se ubica en Bogotá, puedes realizar el trámite personalmente en alguna de las sedes de la Cámara de Comercio o a través de su página web para hacer efectiva tu matricula.

¿Cuándo debe realizarse la inscripción del registro mercantil? 📆

– Por primera vez: Si tu establecimiento comercial es nuevo, se recomienda realizar la inscripción antes de dar inicio a las actividades comerciales. Sin embargo, tienes un mes de plazo para inscribirte. El tiempo se cuenta desde el día número uno en que empieces las acciones comerciales.

Para ello, tienes dos opciones, puedes hacerlo de manera virtual o acercarte a cualquiera de la sedes de la Cámara de Comercio de tu ciudad con los siguientes formularios diligenciados:

• Formulario de Registro Único Tributario – RUT
• Formulario de Registro Único Empresarial y Social -RUES
• Formulario Adicional de Registro con Otras Entidades

Si quieres conocer todos los pasos para hacer efectiva la inscripción del registro mercantil, te invitamos a leer la siguientes recomendaciones de la cámara de comercio: Guía del Registro Mercantil

– Renovación del registro mercantil: Si ya tienes tu registro mercantil, debes renovarlo cada año como lo establece el artículo 33 del Código de Comercio:

“La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro”.

La renovación del registro mercantil debe realizarse cada año antes del 31 de marzo. Es fundamental realizar este proceso porque le permite a los comerciantes actualizar los datos en caso de que hayan cambiado, pero especialmente, para dar cumplimiento a los deberes legales.

Sanciones por no estar inscrito en el registro mercantil ❌

Las sanciones por ejercer actividades comerciales sin contar con la inscripción en el registro mercantil están descritas en el artículo 37 del Código de Comercio:

“La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa hasta de diecisiete salarios mínimos mensuales legales vigentes que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio*, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio”.

Igualmente, en el artículo 30 de la Ley 1727 de 2014 se expresan las sanciones para los comerciantes que no renueven el registro mercantil dentro de los plazos estimados:

“El comerciante que incumpla con la obligación de renovar oportunamente su matrícula mercantil estará sujeto a las sanciones previstas en el artículo 37 del Código de Comercio para quienes ejercen profesionalmente el comercio, sin estar matriculado en el registro mercantil. La sanción será impuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias vigentes”.

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En conclusión, el registro mercantil más allá de ser una obligación le ofrece muchos beneficios a todos los comerciantes que están iniciando o a aquellos que quieran continuar expandiéndose y seguir creciendo con sus negocios.

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