¿Cómo hacer un presupuesto para mi empresa?

La clave del éxito de toda compañía se debe a una adecuada planificación financiera y distribución de la misma. Esto puede ser posible si se cuenta con un presupuesto o plan de acción que permita controlar los gastos y cumplir los objetivos empresariales.

Etimológicamente el concepto «presupuesto» se compone de dos palabras latinas: PRE «antes de» y SUPUESTO que se define como «hecho», por lo tanto significa «antes de hecho» según Del Rio, 2009. Es por esta razón, que hablar de presupuesto es sinónimo de antelación financiera o planeamiento, de hecho la planificación financiera se remonta desde la época milenaria y para dar un ejemplo, se encuentran los egipcios como los primeros en hacer raciones de las cosechas de trigo para evitar la escasez.

En términos generales, y según como lo expone la Revista Cultural UNILIBRE de Cartagena «un presupuesto es una valiosa herramienta de coordinación, planificación y control de funciones que presenta en términos cuantitativos las actividades que en el futuro se realizarán en una empresa, con la finalidad de utilizar de una manera más productiva sus recursos, para alcanzar sus metas.»

🔶 Ventajas de tomar un plan de acción financiero para tu empresa:

La pandemia nos demostró que el sector empresarial no está exento de enfrentar situaciones de crisis, es por ello que nace la urgencia de elaborar presupuestos.

Estas son algunas de sus ventajas:

✅Es un instrumento de control que permite guiar las estrategias de la empresa.

✅En la gestión empresarial minimiza los riesgos operacionales tal como una quiebra o endeudamiento.

✅Evalúa el desempeño y gestión de los colaboradores y deja campo para proponer y mejorar las metas.

✅Proyecta con antelación los ingresos esperados y presenta de forma anticipada los gastos totales de una empresa para comprender los objetivos empresariales y así mismo reducir costos innecesarios.

✅Las metas y estrategias de una compañía se realizan bajo un esquema de coordinación y planificación.

✅Permite evaluar laejecución de acciones revisar de manera objetiva la funcionalidad necesaria en el desarrollo de las actividades empresariales.

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🔶 Características de un presupuesto empresarial:

A continuación te mostramos las características más importantes de un presupuesto:

✅Adaptación del perfil empresarial: el diseño de un presupuesto debe elaborarse de acuerdo a las características de la compañía, es decir que debe abarcar todos los aspectos de las áreas comprometidas para que se adapten a su funcionalidad. La razón de ser de un presupuesto no solo está en la planificación de las finanzas, sino también hace parte de una participación global de la compañía para su implementación, coordinación, ejecución y control.

Hay que tener en cuenta que dicho presupuesto no se debe elaborar en situaciones de crisis, al contrario, debe anticipar imprevistos para encaminar una proyección futura con un objetivo definido.

✅Aplicarse con la flexibilidad de las decisiones empresariales: sabemos que existen planes que pueden ocurrir anualmente por lo que se sugiere aplicar los presupuestos con elasticidad, permitiendo cambios, necesidades, situaciones externas y económicas.

Ahora sí, entremos en materia. 🧠

🤔 ¿Cómo hago un presupuesto empresarial?

1). Lo primero que debes hacer es una unificación de las tareas o actividades bajo un esquema de objetivos y metas que la empresa necesita lograr. Como habíamos dicho anteriormente, el presupuesto es un plan cuantitativo que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo en el entorno empresarial; sin embargo, los resultados se verán reflejados dependiendo de la recopilación de datos estadísticos con la que se hizo la estimación de todos los detalles. Es por ello que te sugerimos reunir toda la información financiera sin excepciones.

2). Conoce la empresa como a tí mismo. Al momento de elaborar el presupuesto es muy importante tener un amplio conocimiento del sector de la compañía, sus colaboradores, el target al que se dirige, la actividad económica etc.

3). A continuación, debes realizar los objetivos del presupuesto a nivel general de la compañía en base a  lo que se quiere alcanzar.

Recuerda: el objetivo de un presupuesto requiere planificación y coherencia para que esté relacionada con los valores financieros.

Una vez estén definidos los objetivos generales y específicos de la estructura de la organización, se realizan los de cada área de la compañía donde se definirán: ventas, producción, compras, administración de personal, etc. Una ventaja competitiva de realizar el presupuesto por departamentos es que permite apreciar si cada una de ellos ejecuta las funciones establecidas, dando oportunidad de estructurar la compañía, en caso de ser necesario. Sólo así se logrará un completo engranaje con todos los departamentos para que exista un adecuado desarrollo de la empresa, bajo un tiempo determinado.

4). Ten presente que el presupuesto se debe elaborar con la alta dirección de la compañía, así se estarán planeando las actividades que desde gerencia se van a desarrollar para incluirlas y posteriomente ejecutarlas.

5). Identifica los ingresos y los usos del dinero. Con toda la información recopilada, ten en cuenta las entradas económicas que tiene la compañía para considerarla dentro de la proyección de los periodos siguientes, así podemos estimar un presupuesto basado en la realidad.

Así mismo, con los usos del dinero, debes tener en cuenta los gastos de la compañía para darles una adecuada clasificación: fijos, variables, operacionales y no operacionales. Con esto último, se logrará trabajar sobre un panorama real, mejorar decisiones para incrementar las ganancias de una empresa y disminuir los costos.

6). Este es uno de los pasos más importantes; la socialización de los planes a los departamentos de la compañía. Aquí debes comunicar a los líderes de cada área los objetivos que deben alcanzar con el presupuesto establecido.

7). Un presupuesto requiere control para que se cumpla con el rendimiento del presupuesto, es por ello que sugiere realizar auditorías mes a mes sobre el rendimiento de la planificación financiera en las áreas impactadas, debería ser el mejor hábito de vigilancia, coordinación y comprobación.

Aquí te damos algunos tips para un mejor funcionamiento del presupuesto:

🔶Realizar presupuestos que estén asociados a los objetivos SMART: específico, medible, alcanzable, relevante, temporal.

🔶 Dividir el presupuesto de acuerdo al número de áreas funcionales que existan en la compañía, esto permite asignar responsables de su ejecución y control.

🔶Es muy importante que los presupuestos se realicen bajo un mecanismo contable con el fin de revisar, analizar y comprobar las variaciones para corregirlas inmediatamente según sea el caso.

🔶A la hora de comunicar el presupuesto de cada área es importante ser asertivos, así mitigamos malas interpretaciones.

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😉Los presupuestos son un mecanismo de control por excelencia para las empresas porque permite alcanzar los objetivos y así optimizar los recursos con mayor eficiencia. Recuerda que en la realización del presupuesto, deben participar cada una de las áreas involucradas. La alta dirección también tiene un protagonismo fundamental, puesto que es quien debe dar una directriz general del total del presupuesto, plazos y fechas.

Aunque el presupuesto es una gran herramienta, también tiene sus desventajas , debido a que están sujetos a estimaciones, por ello es muy importante conocer la compañía, coordinar el plan, brindar apoyo a la dirección general y controlar el cumplimiento ya que normalmente se tiende a actualizar y se puede perder el trabajo realizado durante la planificación.

Cuando estés realizando un presupuesto, hazlo como si estuvieras planeando el futuro de tu compañía y piensa cuánto se va a vender, qué necesitas para lograrlo y cuánto se va a gastar, así lograrás los mejores resultados.

¡Y eso es todo! 🥰 gracias por leernos hasta aquí, esperamos que hayas aprendido a realizar un presupuesto poderoso para tu empresa.

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