Todo lo que debes saber sobre la nómina electrónica DIAN

Nómina electrónica DIAN

¿Eres un pequeño empresario y tienes la obligación de implementar la nómina electrónica? pues llegaste al lugar indicado 😊 hoy te explicaremos de qué se trata la nómina electrónica DIAN y los pasos que debes seguir para cumplir con este requisito. ¡Empecemos!

En su carrera por la transformación digital, la DIAN ha establecido que para este 2021 las empresas implementen la nómina electrónica, dando cumplimiento a la Resolución 000063 del 30 de julio de 2021. Así entonces, si tu empresa o negocio emplea entre 11 hasta 100 personas, deberás realizar la transmisión de los documentos soportes de pago de nómina electrónica, dentro de los diez (10) primeros días del mes de diciembre.

Ahora bien, se ha generado algo de confusión en las fechas puesto que la DIAN modificó el calendario. Por esta razón, si perteneces a este grupo de pequeños empresarios ten claro que la fecha límite que tenías para habilitarte con la DIAN, era el primero de noviembre, mientras que la fecha para la transmisión de los documentos será hasta el próximo 10 de diciembre.

¿Qué es la nómina electrónica DIAN?

Como su nombre lo indica, es un documento digital en el cual se ve reflejado todos los pagos que la empresa realiza en materia de salario, abonos, aportes a pensiones y todo los relacionado con la vinculación laboral de un colaborador (empleado). Esto con el fin de usar ese reporte como costo o deducción al momento de declarar renta.

Este soporte fiscal debe generarse de manera independiente por cada uno de los trabajadores y/o pensionados, informando el valor correspondiente a los gastos mensuales, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.

De igual manera, el plazo puede cambiar para aquellas empresas recientemente constituidas, ya que los nuevos negocios tendrán hasta dos meses de plazo para iniciar con el proceso de nómina electrónica. Es decir que si el nuevo negocio realizó el primer pago de nómina en septiembre, tendría hasta noviembre para iniciar con la implementación de la nómina electrónica.

Ten en cuenta que para poder reportar la nómina electrónicamente lo primero que debes hacer es habilitarte en la plataforma de la DIAN. Si tienes algún problema con este paso, puedes visitar el siguiente enlace y te ayudaremos a sacarte de este apuro: Habilitación de Nómina Electrónica

Información y contenido de los documentos soportes

Como todo documento público, los documentos soportes de pago de nómina electrónica deben tener un formato que la DIAN ha dejado establecido en el Artículo 5 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, pero como sabemos que el lenguaje legal puede llegar a ser algo confuso, acá te contamos cómo es el contenido y la información que debe tener.

✔️ El nombre del archivo debe ser: documento soporte de pago de nómina electrónica.

✔️ Nombre y apellido o razón social, incluído el NIT (Número de Identificación Tributaria) de tu empresa o negocio.

✔️ Nombre y apellidos y cédula del empleado a quien corresponde el pago de la nómina.

✔️ Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE), que se obtiene al momento de generar un documento soporte. Este es un código alfanumérico.

✔️ Un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por la persona obligada a generar el documento.

✔️ Valores que percibe el empleado: salario, aportes y deducciones que se le hagan por otros conceptos.

✔️ Valor neto a pagar al empleado que se calcula mediante la resta entre el total devengado y el total de deducciones.

✔️ Fecha y hora de generación.

✔️ Firma electrónica.

✔️ Nombre o razón social y NIT del proveedor tecnológico,  junto con la identificación del software utilizado para crear el documento soporte. ¡Recuerda que Aliaddo puede ser tu mejor aliado en transformación digital!

Otra información que debes dar es el medio de pago. Tendrás que describir si el pago de la nómina fue hecha a través de transacción bancaria o en efectivo. En caso de haberla realizado por transferencia bancaria, tendrás que señalar: nombre de la entidad, tipo de cuenta y número de cuenta en la que se consignó el salario de cada empleado.

Cuando tengas el documento listo, ya podrás cargarlo al sistema de la DIAN y en ese punto la entidad revisará y validará la información, dando dos posibles  escenarios:

⭕️ La DIAN válida y corrobora que la información es correcta por lo tanto es un proceso satisfactorio y recibirás por parte de la entidad un mensaje con un documento (nómina) nuevo firmado.

⭕️ Si hay algún error o inconsistencia en la información, la DIAN te notificará los errores encontrados para que los corrijas y vuelves a enviar el o los documentos soportes de nómina.

Te puede interesar: ¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?, conoce el paso a paso.

Preguntas frecuentes sobre la nómina electrónica DIAN

Han pasado algunos meses desde que la DIAN anunció quiénes deben implementar la nómina electrónica y los plazos establecidos en el artículo 6, de la resolución 000013 de 2021. A continuación, podemos ver cómo se dividen los grupos:

• Grupo 1: empresas con más de 250 empleados tienen fecha máxima para iniciar a generar nómina electrónica DIAN el 1 de septiembre de 2021.
• Grupo 2: empresas con entre 101 y 250 empleados tienen fecha máxima para iniciar a generar nómina electrónica DIAN el 1 de octubre de 2021.
• Grupo 3: empresas con entre 11 y 100 empleados tienen fecha máxima para iniciar a generar nómina electrónica DIAN el 1 de noviembre de 2021.
• Grupo 4: empresas con entre 1 y 10 empleados tienen fecha máxima para iniciar a generar nómina electrónica DIAN el 1 de diciembre de 2021.  Ver*

Sin embargo, por medio de la resolución 00151 del 10 de diciembre de 2021, la DIAN *: “establece un plazo especial para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para empleadores que tienen a su cargo entre uno y diez empleados”.

La DIAN expresó que la extensión del plazo se debe al impacto económico que ha tenido la emergencia sanitaria por el coronavirus en las empresas del país. Aunque el 2021 fue un año en el que las empresas se reactivaron progresivamente, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) indicó que las empresas del grupo 4 tenían que concentrar sus esfuerzos en mantener y mejorar el desarrollo de su operación y debido a esto, ampliaron el plazo.

Alrededor de  la resolución 000013 y la resolución 00151 han surgido algunas preguntas y aquí te las resolvemos: 👍🏼

1. ¿Cuál es el nuevo plazo para que el grupo 4 genere y transmita la nómina electrónica?

• Si tu empresa tiene entre 1 y 10 empleados, podrás hacer la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica DIAN y las notas de ajuste dentro de los primeros 10 días hábiles de marzo de 2022.

Es importante que sepas que si tu empresa tiene entre 1 y 10 empleados, y ya habías implementado tu nómina electrónica con anticipación, entonces debiste  transmitir el documento soporte de nómina en el mes indicado, por lo tanto no te aplica este plazo hasta el mes de marzo de 2022.

2. ¿Cuáles son los documentos soportes de pago de nómina que debo enviar  los primeros 10 días de marzo 2022? ⚠️

• Debes transmitir  los  documentos soportes de pago de nómina electrónica correspondiente a los meses de: diciembre 2021, enero 2022 y febrero 2022.

3.  ¿Cuántos documentos debo enviar en los primeros 10 días de marzo? 📑

• Recuerda que el documento soporte de pago de nómina electrónica debe ser uno por mes por cada empleado que tengas. En esta ocasión, debes transmitir tres nóminas por cada empleado, es decir;  diciembre, enero y febrero, en razón a que este plazo lo ampliaron.

Pongamos un ejemplo: si tienes 4 empleados, debes  transmitir  3 nóminas  por cada uno de los meses pendientes (diciembre 2021, enero y febrero 2022. En total,  tendrás que realizar 12 transmisiones.

4. ¿Qué ocurre si después de transmitir el documento me doy cuenta que hay algún error?🆘

• Para estos casos existe la opción de elaborar ‘notas de ajuste’. Son  documentos electrónicos que se presentan para realizar el ajuste necesario al soporte de pago de nómina electrónica DIAN. Funciona en caso de que necesites añadir información, eliminar datos o realizar correcciones a los datos enviados.

5. ¿Cuánto tiempo tengo para enviar las notas de ajuste? ⏳

• Si necesitas enviar notas de ajuste, recuerda que tienes los primeros 10 días hábiles del mes para enviar las correcciones. Lo importante es que si notas algún error después de enviar el documento soporte de pago de nómina electrónica realices los ajustes correspondientes.

6. ¿Qué sucede si no implemento la nómina electrónica DIAN antes de los primeros 10 días de marzo en mi empresa? 🧐

En primer lugar, recordemos que el objeto del documento soporte de pago de nómina electrónica es soportar los costos y deducciones en el impuesto de renta y complementarios e IVA. En este sentido, no podrás llevar estos valores correspondientes a la nómina de tu empresa como deducibles o descontables en los impuestos.

Sin embargo, las empresas que no implementen la nómina electrónica, les sugerimos analizar al detalle la justificación ya que podrían exponerse a sanciones por no enviar la información, según lo establecido en  el artículo 651 del Estatuto Tributario Nacional.

📌 Importante: para que no olvides los plazos de envío del documento soporte de nómina electrónica puedes marcarlo en tu calendario para que no corras riesgo de incumplir y por ende exponerte a una sanción. Siempre debe ser transmitida en los primeros 10  días del mes.

7. ¿Cuándo debo reportar las cesantías y los intereses de cesantías? 🗓️

• Esta pregunta ha sido una de las más consultadas, dada la interpretación de la resolución 13 de 2021. Desde el inicio se entendió que la transmisión de la nómina electrónica se realizaba de acuerdo a lo pagado a los empleados en el mes correspondiente.

Debido a esto muchas empresas realizaron la transmisión en este sentido, pero quedó la inquietud de si era correcto reportar las cesantías en el mes en el que se consignan, es decir febrero y los intereses de cesantías en el mes de enero.

Sin embargo, la incertidumbre de los contribuyentes generó solicitud a la DIAN para que se pronunciara al respecto. Mediante el oficio 912416 del 06 de octubre de 2021, la entidad manifestó:

“En consecuencia, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero.”

Luego, el 31 de enero de 2022 mediante oficio 100202208 – 08, la DIAN nuevamente manifestó su postura frente a la transmisión de las cesantías e intereses con base en lo causado y menciona que:

“en concordancia con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario. Es importante anotar que la realización de los costos y deducciones está supeditada, por regla general para obligados a llevar contabilidad a aquellos devengados contablemente en el periodo, en virtud de los artículos 59 y 105 del Estatuto Tributario. Nótese que, en concordancia con lo anterior, la definición del documento soporte de pago de nómina electrónica dispuesta en el numeral 10 del artículo mencionado, establece que éste se deriva de «los pagos o abonos en cuenta»”

En razón a lo anterior, cabe resaltar la importancia de analizar y determinar la manera de transmitir las cesantías e intereses a las cesantías, sin olvidarnos del propósito por el cual fue establecido el documento soporte de nómina electrónica y el resultado que genera esta decisión en las declaraciones tributarias.

En más de 18 años de trayectoria en el mercado, nuestra propuesta de valor es ser tu mejor Aliaddo y ayudar a los empresarios a cumplir de manera fácil todas sus obligaciones. Es por ello que pensando en tí nuestro sistema de nómina electrónica se ajusta a las necesidades y no hay una sola manera de hacerlo, con Aliaddo tú tienes la opción  de elegir cómo transmitir las cesantías e intereses sobre las cesantías, para no generar un riesgo económico a tu empresa e incurrir en sanciones.

8. ¿Cuándo debo transmitir la prima de los empleados? 💸

• La prima es una prestación social que se paga al empleado en los meses de diciembre y junio, es decir; que debes incluirla en el reporte de nómina de  estos meses.

De la misma manera ocurre con tus empleados cuando toman vacaciones.  Por ejemplo, si en enero alguno de tus empleados disfrutó de vacaciones quiere decir, que debes incluir el valor de estas en el reporte de nómina del mes de enero.

9. ¿Qué sucede cuando debo liquidar a un empleado, cómo reporto esta novedad? 🔚

• Primero, recordemos que la liquidación de un empleado se hace cuando se va a desvincular definitivamente de la empresa. Es importante que tengamos presente que en el documento soporte de nómina electrónica debemos reportar todo lo que devenga un trabajador en un determinado mes, y en este caso, se debe reportar  la novedad en el mes correspondiente en el que el empleado termine su contrato de trabajo.

En este caso, se pueden presentar dos situaciones: primero, que se deba hacer solamente la liquidación y segundo, que se deba hacer la liquidación y adicionalmente, se deba pagar parte del sueldo del empleado. En esta situación, según lo indicado por la norma, la transmisión se debe realizar en un sólo documento consolidando los valores de un mismo mes, independientemente del momento en el que se genere el pago.

Por ejemplo: el empleado va a terminar su contrato el 17 de febrero, en este punto significa que tiene 17 días del mes de febrero en los que trabajó y eso hace parte del salario. Lo ideal es realizar el documento que reporte este salario y en este mismo, reportar la liquidación total del empleado.

10.  ¿Qué sucede si al momento de hacer la transmisión de los documentos se presentan inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN? ❌

• Si al momento de transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, la plataforma de la DIAN presenta inconvenientes tecnológicos, debes esperar. Una vez funcione de nuevo, tendrás 48 horas contadas a partir del día siguiente en que se restablezca el servicio para poder transmitir la información. Así que debes estar pendiente.

Además, es importante tener en cuenta lo establecido en el parágrafo del artículo 13 de la resolución 000013 dice:

“Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN se configura con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación de nómina electrónica, por los mecanismos y dentro del término señalado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA.”

De acuerdo a lo mencionado anteriormente, cuando se presente un inconveniente tecnológico por parte de la DIAN en la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, es necesario configurarlo como una falla dentro de la plataforma informática.

11. ¿Qué sucede si al momento de hacer la transmisión de los documentos se presentan inconvenientes tecnológicos por nuestra parte?❌

• Si al momento de transmitir la información del documento de soporte de pago de nómina electrónica tienes problemas tecnológicos con tu proveedor de software, tendrás las mismas 48 horas a partir del siguiente día en el que los problemas se solucionen para transmitir la información requerida.

Para este caso, debes tener evidencia sobre los inconvenientes tecnológicos, en caso de que la DIAN te solicite soportes para revisar la veracidad de los hechos.

12. ¿Me puedo cambiar de proveedor tecnológico? 👨🏼‍💻

• La respuesta es simple, sí, sí puedes cambiarte de proveedor tecnológico en caso de que no estés conforme con el que ya tienes o en caso de que hayas tenido inconvenientes con tu proveedor.

13. ¿Se debe transmitir documento soporte de pago de nómina por el valor pagado a un practicante o aprendiz? 👩🏻‍🎓

• Sí, los valores pagados a los practicantes o aprendices deben ser reportados en el documento soporte de pago de nómina electrónica con el concepto apoyo y sostenimiento.

14. ¿Es posible generar un documento soporte de pago de nómina electrónica que consolide la información de todo el año? 🤔

• No es posible, la DIAN ha sido muy clara en ese aspecto, la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica debe ser de manera periódica.

15. ¿Cada cuánto debo enviar el soporte de pago de nómina electrónica? 🗓️

• El documento soporte de pago de nómina electrónica se debe generar de manera mensual. Tienes los primeros 10 días hábiles de cada mes para transmitir la nómina. En caso de que en tu empresa pague de manera quincenal, debes acumular los dos valores e incluirlos en  un documento soporte de pago por empleado para transmitirlo cada mes a la DIAN.

16. ¿Puedo hacer la transmisión de los documentos soporte de pago de nómina por mi cuenta? 🤔

• Para transmitir correctamente los documentos soportes de pago de nómina electrónica es importante contar con un software, no importa si es propio o es de un proveedor tecnológico. Sin embargo, tener un software propio puede llegar a ser bastante costoso y no muchas empresas tienen la capacidad de hacerlo, además debe estar autorizado por la DIAN como proveedor electrónico.

Teniendo en cuenta lo anterior, resulta más fácil implementar la nómina electrónica y transmitir los documentos con un proveedor tecnológico autorizado. Será una herramienta de ayuda para cumplir los lineamientos legales que exige la DIAN y nos ayudará a transmitir los documentos de nómina sin errores, ni dificultades.

17.  ¿Hay beneficios al implementar la nómina electrónica con un proveedor ? 🏆

Por supuesto que tendrás beneficios. Lo más importante es que podrás utilizar la información que reportaste de nómina como valores deducibles o descontables en las declaraciones tributarias. Y además tendrás otros beneficios:

• Al utilizar un proveedor tecnológico todo será digital. Tendrás la información en la nube así que siempre estará segura, podrás evitar errores a la hora de transmitir el soporte de pago de nómina electrónica y no necesitarás documentos físicos.
• La información registrada será fácil de consultar y lo podrás hacer desde cualquier lugar con tu usuario y acceso a internet.
• Optimizaras espacio de almacenamiento físico en tu oficina, ya que no será necesario guardar cantidades de documentos físicos.

¿Qué necesitas?

Para poder realizar la nómina electrónica DIAN, vas a necesitar de un software propio o un proveedor tecnológico avalado por la misma entidad. Como sabemos que eres un pequeño empresario y es muy probable que no tengas la capacidad de tener tu propio programa, la mejor opción es contratar un proveedor tecnológico.

Estos proveedores suelen ofrecer planes que pueden acomodarse a tu bolsillo. No obstante, lo más importante es que dicho proveedor esté avalado y autorizado por la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales, de lo contrario vas a tener dificultades para transmitir los documentos.

Cómo identificar un buen software de nómina electrónica

Además de tener la autorización de la Dirección Nacional de Impuestos, un buen software para generar la nómina electrónica DIAN debe ser fácil de usar, esto es fundamental para que cualquier persona autorizada en tu empresa pueda acceder a la información y documentos en todo momento en cualquier lugar.

Para lo anterior, también debe ser un programa que esté en la nube, es decir que solo con un usuario, una contraseña y conexión a internet puedas ingresar a la plataforma a realizar cualquier trámite.

Asimismo, si te permite consultar el histórico de novedades, actualizar los salarios y retiros, imprimir desprendibles de pago y mantener toda la información de tus empleados actualizada, estás contratando el software adecuado.

Pero no solo eso, es fundamental que dentro de las funcionalidades puedas controlar los anticipos, préstamos, viáticos, bonificaciones, comisiones, indemnizaciones, liquidaciones, entre otras cosas como la posibilidad de que tus empleados puedan generar y descargar directamente sus certificados laborales y desprendibles de pago.

Aliaddo, te ofrece esto y mucho más. Si tienes la suerte de contar con nuestro software contable el siguiente paso a paso te servirá para calcular la nómina y así transmitir a la DIAN el documento soporte del pago de nómina electrónica.

✔️Dirigite a: https://app.aliaddo.com/Account/Login e inicia sesión con tu usuario y contraseña.

✔️Deberás ajustar la configuración «inicial rápida» de nuestro software. Esta opción aparecerá al momento que inicies sesión.

✔️Deberás crear los contratos de los empleados que tienes en la empresa. Para hacerlo, dirígete al menú ubicado a la izquierda de la pantalla y en la parte de abajo donde dice CONTRATOS haces clic en Nuevo.

✔️Luego de tener a tus empleados “registrados” en el sistema, podrás gestionar y editar a cada uno de los trabajadores.

✔️Para calcular la nómina, solo tendrás que seleccionar el empleado y cuando te abra la sección de ese trabajador, deberás hacer clic NUEVO. Este botón de color azul, esta ubicado en la parte superior derecha y seleccionas el año, mes y el tipo de nómina que quieres crear.

✔️Al guardar los cambios que realizaste, luego te diriges a consultar; ahí te aparecerán los periodos de nóminas creados, seleccionas el correspondiente al que quieres obtener y le das actualizar (botón morado). Esta actualización tomará dos minutos y pasado ese tiempo ya podrás buscar el o los empleados a los que quieres obtener la información de la nómina.

✔️Al momento de buscar a un trabajador, recuerda seleccionar la casilla y luego haces clic en IMPRIMIR, dejas que cargue la página y vuelves a hacer clic en IMPRIMIR. Ahí aparecerá reflejada toda la información correspondiente al trabajador y su nómina.

Y así de sencillo puedes calcular la nómina de tus empleados con ALIADDO.

¡Si tienes dudas, no dejes de ver el vídeo guía para el cálculo de nómina!