¿Cómo tener reuniones efectivas y más productivas?

¿Te ha pasado que cuando asistes a una reunión, quedas con la sensación de no haber sido productiva? En Aliaddo queremos ayudarte a tener solo reuniones productivas.🤔

Según una investigación publicada por Harvard Business Review, el 15% del tiempo de las horas de trabajo son invertidas en reuniones. ¿Sorprendente no😨?
Imagina por un momento si dicho porcentaje pudiera reducirse a tal punto de ser más productivos y eficientes en nuestras labores.

Cada vez más, hay dificultad para mantener la concentración de los colaboradores en un entorno laboral, ya que la era digital genera distracción y captar la atención  se convierte en un reto para las compañías.

¿Cuáles son los beneficios de tener reuniones productivas de trabajo?

✔️Mayor planificación en los proyectos.

✔️Fidelizar a los colaboradores porque sienten que son productivos y aportan valor a la compañía.

✔️Ganar tiempo para generar nuevas ideas en grupo.

✔️Desarrollo de estrategias para las diferentes áreas de la empresa.

✔️Comunicación asertiva.

Si tu respuesta fue sí a la pregunta inicial, quédate a ver estos súper tips que te ayudarán a realizar reuniones con propósito.

✅Hacer o no hacer una reunión, esa es la cuestión:🤔

La «reunionitis» fue un término acuñado durante el aislamiento ocasionado por la pandemia, que hace alusión a las empresas que pasaban mucho tiempo asistiendo a reuniones sin un objetivo claro o peor aún sin determinar conclusiones poderosas para hacerle seguimiento a las tareas asignadas. Estas son algunas de las situaciones a las que deberías poner atención, ya que como primer requisito debes saber el porqué necesitas hacer una reunión, si logras conseguir el objetivo, asegurarás el éxito y su contribución al activo más importante de una empresa: el tiempo.

✅Agenda a los participantes correctos:

Según Harvard Busines el número de personas que convoques a la reunión y dependiendo de su objetivo, determinará el éxito o fracaso de la misma. Por ejemplo: si la reunión tiene como propósito conversar sobre la toma de una decisión importante al interior de la organización, lo ideal es contar con 8 participantes, ó si de lo contrario, el objetivo es generar una lluvia de ideas, el número ideal es de 18 asistentes.

También te podría interesar: 5 libros que todo emprendedor debe leer en 2021

✅Sé más puntual que novia fea:

Para garantizar el éxito de la reunión, asegúrate que tus asistentes cumplan con el horario que se estableció inicialmente, ya que es muy importante que el encuentro inicie y termine a la hora estipulada. Puede pasar que si se alarga la reunión, los asistentes pierdan el enfoque e interés de los temas a tratar. Es por ello que se recomienda terminar la reunión a la hora pactada, ya que en cuanto menos dure, mucho mejor.

✅Apaga el celular, prende tu mente:

👀 ¡Ojo! entra a la reunión con tu celular en silencio y en lo posible desactiva las notificaciones de tus redes sociales durante el tiempo que estarás en el encuentro. También puedes identificar los horarios que pueden ser una buena opción para un break de 15 a 30 minutos, de esta forma lograrás reactivar el enfoque de los asistentes.

✅Piensa fuera de la caja y patea la caja:

Procura que tus colaboradores además de asistir a la reunión, se animen a ser creativos para fortalecer su pensamiento crítico y lógico. Aprovecha estos espacios para fortalecer habilidades blandas como el liderazgo, cultura empresarial, gestión del tiempo etc.

✅Al final de la reunión incluye una ronda de preguntas:

Esto ayudará no solo a despertar el interés de los colaboradores sino también a formar un equipo motivado, pues sentirán que hacen parte fundamental de la compañía. Además podrás hacer una introducción para resolver las dudas y concluir con un pequeño debate.

✅Haz seguimiento de las tareas:

Durante las reuniones hay varias propuestas sobre la realización de actividades en aras de mejorar aspectos de la empresa, sin embargo, muchas de esas ideas son difíciles de ejecutar porque no todas logran llevarse a cabo. Escribe los compromisos y los responsables de cada tarea para medir su progreso y cumplimiento. De esta manera tendrás reuniones más productivas.

Súper tip: existen plataformas digitales que te pueden ayudar a organizar tu día y el de tu equipo de trabajo como lo son: Asana, Trello, Paymo, ClickUp. ¡Pruébalas y cuéntanos cómo te va!

También te puede interesar: 7 herramientas que necesitas para que tu negocio crezca en 2021

🔕 ¿Qué no debes hacer en una reunión?

❌No estar preparado:

Definitivamente hablar sin pensar el mensaje que quieres transmitir, es uno de los errores más comunes que no debes hacer. Asistir más preparado que un kumis dice mucho sobre tu forma de trabajar. Hazte las siguientes preguntas para expresar tus ideas de manera asertiva:

✔️¿Asistirán mis jefes o el CEO de la organización?

✔️¿Con qué lenguaje explicaré mis ideas? Procura utilizar un lenguaje inclusivo para que todos logren comprender.

✔️¿Es relevante la información que voy a transmitir?

✔️¿De qué manera puedo generar valor a la compañía con mis ideas?

❌Ser impuntual:

La puntualidad es sinónimo de organización y disciplina, procura dar una buena imagen a tus compañeros para que el impacto se vea reflejado a través del ejemplo. 😉

Recuerda que el tiempo es el activo más importante del ser humano y saber aprovechar ese recurso será fundamental para el crecimiento personal y profesional.

❌Enviar mensajes de texto durante la reunión:

¿Alguna vez te has sentido ignorado cuando una persona utiliza su celular la mayor parte del tiempo? Cuando alguien adopta este comportamiento está omitiendo la presencia de las personas y esto se considera como un acto de irrespeto.

Si eres adicto al uso de las redes sociales, te recomendamos poner en silencio las notificaciones o mejor aún, apágalo mientras estás en la reunión, esto mantendrá tu concentración.

❌Ser despectivo con los comentarios de tus compañeros:

Aceptar que todos tenemos puntos de vista diferentes es la clave para la construcción de un tejido social a nivel laboral y personal. Utiliza la comunicación asertiva para expresar tu opinión sin herir emocionalmente a nadie.

Toma nota de todo lo explicado anteriormente para tu próxima junta de trabajo.✍ ️ ¡Créenos, lograrás mejores resultados y serás más productivo!

Somos el mejor Aliaddo de las pymes en soluciones tecnológicas que puede ayudar a tu empresa a cumplir sus objetivos. ¡Contáctanos para asesorarte!