Sigue estos consejos para aprender a hacer la nómina de tus empleados

¿Cómo hacer una nómina de empleados?

La nómina es uno de los aspectos más importantes de un negocio, ya que influye directamente en el bienestar de los empleados, refleja la estabilidad financiera y la reputación de una empresa. Además, cuando los empleados reciben su pago de forma precisa y a tiempo, el resultado es un equipo de trabajo comprometido y motivado.

La nómina se define como el total de todas las compensaciones que un empleador debe pagar a sus trabajadores por un periodo determinado de tiempo o en una fecha específica. Generalmente, la nómina es administrada por los departamentos de recursos humanos y contabilidad.

Sin embargo, liquidar la nómina puede llegar a ser una tarea complicada, especialmente cuando se está empezando desde cero. Pero tenemos buenas noticias para ti, en este artículo queremos enseñarte cómo hacer una nómina de empleados. ¡Acompáñanos!

¿Cómo hacer una nómina de empleados?

Realizar la nómina de tu empresa no tiene por qué ser una tarea imposible. A continuación, te guiaremos paso a paso a través de lo que implica cada proceso sobre cómo hacer una nómina de empleados, también te hablaremos de algunas herramientas tecnológicas que podrías implementar en tu negocio para calcularla con mayor facilidad.

¿Qué debe llevar una nómina?

Lo primero que debemos tener claro, es que la nómina debe tener una estructura clara, de esta forma, cuando los empleados reciban sus desprendibles, podrán observar todos los detalles importantes para comprender sus pagos. Los elementos necesarios que debe incluir la nómina son:

Nombre de la empresa y datos del trabajador:

los datos básicos de identificación de ambas partes son fundamentales, ya que evidenciará  que existe una relación laboral. 

El mes que se liquida:

Para especificar el periodo de liquidación al cual corresponde el pago de nómina del trabajador.

Lo devengado:

Es el valor del salario básico mensual de un trabajador, más los pagos adicionales que se hagan por mes. 

Las deducciones:

Aquí se incluyen los aportes de seguridad social que deben deducirse, tales como los aportes de salud y pensión que deben ser asumidos por el trabajador. 

El valor neto a pagar:

Es el salario final que recibirá el trabajador después de restar las deducciones al salario y a los  pagos adicionales que se puedan presentar como horas extras o bonificaciones. 

Y por último, la nómina debe incluir también la siguiente información: 

• Lugar y fecha de la emisión de la nómina.
• Firma del empleador y firma del trabajador.

Importante: debes tener en cuenta que todos los contribuyentes que deseen deducir los gastos de nómina de su declaración de renta, deben elaborar la nómina y transmitirla electrónicamente a la DIAN.  

¿Cómo calcular la nómina de los empleados?

– Primer paso: lo primero que debes hacer es recolectar toda la información de cada empleado. Lo ideal es tener una base de datos donde se registre la información básica.

– Segundo paso: calcular la nómina de cada empleado, aquí es dónde se puede complicar esta tarea, pero a continuación, te daremos un ejemplo práctico para que conozcas los elementos básicos que debes considerar:

• Salario base: $ 1.200.000
• Otros pagos: $ 100.000
• Auxilio de transporte: 100.000
• Aportes de seguridad social: porcentaje de 4%

Para tener en cuenta: 

• El neto a pagar es igual al total devengado – total deducciones
• Para calcular las deducciones de salud y pensión se tiene en cuenta el salario base + otros pagos (1.300.000). Sin considerar el auxilio de transporte. 

Por otra parte, para tener mayor claridad sobre los porcentajes de seguridad social, te invitamos a leer nuestro blog: Todo lo que debes saber sobre aportes de seguridad social

Calcular las prestaciones sociales

Otra parte importante para tener en cuenta sobre cómo hacer una nómina de empleados, es el cálculo de las prestaciones sociales. Este concepto se liquida en los contratos laborales. Aunque el pago de estas prestaciones sociales no se hace todos los meses, si se deben provisionar estos valores mes a mes, de tal manera que cuando llegue el momento de pagar la liquidación ya se encuentren registrados. 

A continuación, indicamos los porcentajes mensuales por prestación social y te mostramos un ejemplo: 

• Cesantías: 8.33 %
• Intereses sobre las cesantías: 1 %
• Prima de servicios: 8.33 %

Para tener en cuenta: 

Las vacaciones son un descanso remunerado y no se consideran una prestación social. Sin embargo, deben liquidarse porque son un derecho que el trabajador adquiere con el contrato laboral.

• Y para el cálculo de la liquidación de prima de servicios, debe sumarse el auxilio de transporte.

Tal vez te podría interesar: ¿Cómo hacer la liquidación de vacaciones de un empleado?

¿Nómina manual o automatizada?

Principalmente, existen dos formas de hacer la nómina de empleados: manual y automática. Sin importar la manera que elijas, las dos requieren tener claridad y precisión respecto a los datos personales y laborales de cada empleado para poder calcular el pago total. Sin embargo, existen dos grandes diferencias entre ambas maneras que tienen que ver con el tiempo y las condiciones de seguridad.

A continuación, te explicamos cada una:

• Nómina manual: comúnmente se utiliza una hoja de cálculo en Excel para registrar todos los datos y por medio de fórmulas se calculan los pagos finales. Sin embargo, es fundamental ser muy precisos en la digitación de la información, de lo contrario se podrían cometer grandes errores. Además, realizar este procedimiento manualmente de manera mensual o quincenal, toma bastante tiempo al personal encargado de calcular la nómina. 
• Nómina automática: de esta manera solo debes ingresar los datos del trabajador y cualquier novedad respecto al trabajo, ya sea en un software o un sistema electrónico, y  este se encargará de calcular de forma automática todos los valores de la nómina. 

Software de nómina electrónica

Hacer una nómina de empleados con un software es la manera más sencilla y más recomendada, especialmente para las empresas que tienen más de 10 empleados y deben registrar gran cantidad de información mensualmente. A continuación, te contaremos cuáles son las principales ventajas: 

• No cometerás errores: al realizar la nómina de empleados de forma manual existe un alto riesgo de cometer errores y esto puede llegar a ser un gran problema. Sin embargo, uno de los beneficios de usar un software de nómina es que se reducen las posibilidades de cometer errores que conllevan  a problemas legales. 

Con un software de nómina, reduces en gran medida el riesgo de error humano y podrás garantizar que tus empleados reciban el pago exacto de su nómina.

• Ahorra tiempo: hacer una nómina de empleados de forma manual, definitivamente no es una tarea sencilla. Con un software podrás olvidarte de pasar largas horas organizando fórmulas y datos en una hoja de Excel, solo necesitarás incluir los datos básicos y el sistema calculará rápidamente la nómina de todos los trabajadores. 

• Seguridad de datos: la seguridad de los datos es imprescindible, ya que la nómina es especialmente sensible para cualquier empresa. Los archivos contienen información personal tales como direcciones, números de identificación o datos bancarios los cuales requieren de protección. Al utilizar un software de nómina,  estarás seguro de que la información es  protegida y que nadie fuera de la organización podrá acceder a ella. 
• No se necesita experiencia: cuando se trata de usar un software de nómina, no es necesario tener experiencia previa. Esto significa que cualquier empleado puede utilizarlo sin necesidad de comprender la contabilidad en su totalidad. El software Aliaddo es muy intuitivo y fácil de usar. 
• Cálculos precisos en todo momento: cuando el número de empleados en tu empresa empieza a aumentar, también lo hará el papeleo. Entre mayor sea la cantidad, mayor será el riesgo de errores humanos. Con un software de nómina será más fácil agilizar y controlar los procedimientos. 
• Confiabilidad: además de realizar el cálculo de la nómina, un software genera informes auténticos y precisos sobre las declaraciones preparadas y almacena la información de todos los pagos realizados a los empleados, esto le permite acceder a esta información en caso de ser necesario. 

Aliaddo: software de nómina

En Aliaddo, queremos que tu empresa liquide  la nómina mes a mes de forma fácil y rápida, sin gastar tanto tiempo, por eso te ofrecemos un software de nómina que te permitirá obtener todos los beneficios anteriormente mencionados y muchos más. 

Nuestros principales planes de software de nómina son: 

• Growing: para empresas con máximo 10 empleados, tiene un valor de COP 540.000.
• Standard: para empresas con un máximo de 50 empleados, tiene un valor de COP 648.000.
• Premium: para empresas con un máximo de 100 empleados, tiene un valor de COP 864.000.
• Ultimate: este plan de software de nóminas no tiene límite de empleados y su valor es de COP 1.080.000.

Si quieres conocer más, te invitamos a leer nuestro blog: Preguntas frecuentes sobre nuestro software de nóminas Aliaddo

Además, no olvides que puedes ponerte en contacto con nosotros, con gusto te asesoramos para que tengas acceso al software de nómina que mejor se ajuste a tu empresa. Puedes escribirnos al: +57 324 427 5601 o llamarnos al: (601) 795 6410. ¡Te esperamos!