¿Cuál es la diferencia entre documento soporte y documento equivalente?

Si eres contador público y aún tienes dudas sobre la diferencia entre documento soporte electrónico y documento equivalente, llegaste al lugar indicado. Determinar la diferencia entre dichos documentos, es de vital importancia para el ejercicio de la profesión contable, ya que el no tener claros los conceptos podría acarrear serias sanciones económicas.

Sigue leyendo nuestro artículo y entérate de sus diferencias, conceptos, requisitos y mucho más.

Ahora sí, empecemos por los conceptos básicos.

¿Qué es el documento soporte electrónico?

El documento soporte hace parte del grupo de los documentos electrónicos cuya finalidad es soportar fiscalmente las compras de bienes y servicios adquiridas a personas no obligadas a expedir factura.

En ese orden de ideas, todas las personas naturales o jurídicas que deseen tomar como costos, deducciones e impuestos descontables en renta, deberán expedirlo cuando realizan una compra de un bien o un servicio y el proveedor no está obligado a expedir factura de venta.

Recomendaciones y requisitos para elaborar el documento soporte

• Asegúrate de que tu proveedor tecnológico cumpla con los requerimientos establecidos por la DIAN.

• Debes tener presente la fecha de emisión del documento, ya que debe ser la misma de la compra realizada.

• Coloca los datos del vendedor con su nombre, NIT y razón social.

• Nombre, NIT y razón social de quien adquiere el servicio.

• Importante: debes tener en cuenta la numeración consecutiva del documento soporte electrónico con el número, rango y vigencia de la autorización por parte de la DIAN.

• Ten presente que el documento soporte debe ser elaborado por el adquirente de bienes o servicios.

• Especifica la descripción del servicio.

• Y no olvides validar el valor total de la operación.

¿Qué es el Documento equivalente?

Por otro lado, el documento equivalente, es aquel documento que expide el vendedor de bienes y/o servicios que usan el sistema POS y que están autorizados a expedir este documento equivalente a la factura de venta.

¿Cuáles son los documentos equivalentes a la factura de venta autorizados por la DIAN?

A través del artículo 1.6.1.4.6. de decreto único reglamentario 1625 del 2016, modificado por el decreto 358 del 2020, la DIAN establece:

Documento equivalente a factura de venta	Descripción
1. Tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S	Expedido únicamente por los sujetos obligados a facturar; salvo que el adquirente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta. En este caso se deberá expedir factura electrónica de venta.
2. La boleta de ingreso al cine.	La podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por concepto de la entrada a las salas de cine.
3. El tiquete de transporte de pasajeros.	Expedido únicamente por los sujetos obligados a facturar que hayan sido autorizados para prestar el servicio de transporte de pasajeros, por los ingresos que obtengan en dichas operaciones.
4. El extracto. P.O.S	El extracto lo podrán expedir los obligados a facturar que sean so­ciedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.	Lo podrán expedir los obligados a facturar por el servicio de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito -MPD, EMD, el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo sean estos virtuales o físicos.
6. El documento en juegos localizados.	El documento en juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan como operadores en los juegos localizados tales como máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos, los operados en casino y similares.
7. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.	La boleta, fracción, formu­lario, cartón, billete o instrumento que constituye el documento equivalente en juegos de suerte y azar, diferentes de los juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan en la venta de los juegos mencionados.
8. El documento expedido para el cobro de peajes.	Expedido por los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por el cobro de peajes.
9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Va­lores.	El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones obtengan estas entidades.
10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodi­ties.	Podrá ser expedido por los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.	El docu­mento expedido para los servicios públicos domiciliarios lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que correspondan a empresas prestadoras de servi­cios públicos domiciliarios reguladas por la Ley 142 del 11 de julio de 1994 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan, por los ingresos que obtengan estas entidades de conformidad con las disposiciones que las regulan.
12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos.	La boleta de ingreso a espectá­culos públicos la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos por la entrada a los espectáculos públicos y artes escénicas que se encuentran reguladas en la Ley 1493 del 26 de diciembre de 2011.
13. El documento equivalente electrónico.	El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes de los nu­merales 1 a 12 del presente artículo y que será desarrollado por la DIAN donde se establecerán los plazos, requisitos, condiciones, términos y mecanismos técni­cos y tecnológicos. En todo caso la implementación del documento equivalente electrónico deberá realizarse a más tardar el treinta (30) de junio del año 2021.

Ya teniendo claros los conceptos y requisitos del documento soporte electrónico y documento equivalente, te explicaremos varios aspectos que confirman lo diferencia entre dichos documentos.

Diferencias entre documento soporte electrónico y documento equivalente

• El documento soporte electrónico en adquisiciones a no obligados a facturar, lo expide quien compra el servicio. Por su parte, el documento equivalente, lo expide quien vende el servicio.
• El documento equivalente sólo puede ser expedido por los sujetos obligados a facturar electrónicamente, con su debido numeración y autorización de la DIAN.
• El documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, debe contar con la numeración consecutiva autorizada por la DIAN mediante la resolución.

Deducciones de costos y gastos soportados con el documento equivalente y documento soporte electrónico

Ahora que comprendes las diferencias entre el documento soporte electrónico en adquisiciones a no obligados a facturar y el documento equivalente, vamos a explicarte cómo se realiza la deducibilidad de los gastos y costos de dichos documentos.

En principio y de acuerdo a lo establecido en el artículo 771-2 del estatuto tributario, serán deducibles los costos, gastos e impuestos descontables, que estén sustentados con facturas que cumplan los requisitos establecidos en el artículo 617 y 618 ET, y los señalados para los documentos soportes en la resolución de la Dian 000042 del 2020, en el artículo 13 y los indicados para el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar que se encuentran en el artículo 1.6.1.4.12. del decreto 358 de 2020.

Conclusión:

El documento equivalente reemplaza una factura de venta en casos expresamente indicados por la DIAN, por otro lado, el documento soporte lo expide el contribuyente que realiza compra de bienes o servicios a no obligados a expedir factura para sustentarlas como gastos o costos deducibles e impuestos descontables.

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